提高企业邮件安全系数的好方法

 

前段时间看到一条新闻：一位员工对老板不满，利用管理邮箱的职务之便窃取了几千封老板的邮件，这可真是监守自盗啊。相信不少企业老板如果看到这条新闻，心中必会一凛：企业邮件的安全性竟然如此之低吗？

其实提高企业邮件安全系数的方法有很多，比如增加监控等等，但我要说的是一种一举多得的好方法，既能增加邮件的安全系数，又能便于邮件管理。这个方法就是使用企业邮件归档系统，简称EEA。

EEA安装于邮件服务器后端，将来往邮件一封不落地归档到归档服务器中。您可能要问了，仅仅把邮件归档，就能增强安全系数吗？没错，因为归档后的邮件在安全性上增加了多重保障。

首先，每封归档邮件都会被加密，通过操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等进行访问。操作权限控制就是不同人员给予不同权限，普通员工只能看自己的邮件，管理员可以操作管理某些人的邮件但不能看内容，领导层可以看某些人乃至全部人员的邮件，这些在安装设置的时候都能实现。设备钥匙是指通过技术手段使归档邮件只能在本公司的电脑上正常操作阅读，离开公司看到的只是一堆乱码。密码控制就是指凭密码访问。系统日志监督是指管理员或审计员的任何操作都会被记录在日志上，而且日志不可更改。这样前文中员工随意窃取老板邮件的现象就不会发生，因为每步操作都会留下清晰的痕迹。每一封归档邮件都是严格禁止篡改的，这样就为法律诉讼提供了真实有效的证据。

进入归档系统的邮件能够保证安全，那邮件服务器中的邮件呢？这个就要由EEA的削减功能大显身手了。EEA将邮件服务器中的邮件定期进行削减，只保留一个邮件名称。在用户看来，一切操作习惯都没有改变，但实际上用户读取的都是已经存在于归档系统中的邮件。削减的好处有很多，一方面可以防止有人对邮件服务器中的邮件进行违规操作，另一方面又可以将邮件从昂贵的一级存储设备迁移到经济的次级存储设备中，优化了服务器存储，降低了运维成本。可见EEA的削减功能使邮件的安全性进一步增强，又对邮件服务器进行了维护。

在保证邮件安全性的基础上，EEA也助力邮件的日常管理。快速搜索、审计报表、灵活扩展等各种功能使邮件的管理更简单更快捷。

目前，已经有相当一部分企业正在通过归档系统满足法规遵从、日常管理、诉讼支持等一系列需求，归档是企业增加备份之后又一大势所趋。