纯软件归档产品的好处

 

邮件归档，近几年逐渐走进广大企业CIO的视野。随着企业规模的扩大化、视角的国际化，邮件归档产品正成为企业采购的重要内容。那归档产品能给企业带来什么好处呢？

首先是法规遵从。中国版萨班尼斯-奥克斯利法案——《企业内部控制基本规范》对上市公司的信息保留有着严格的规定，同时鼓励其它大型企业遵从规范，这说明企业信息保留严格化是大势所趋。使用归档产品，就可以轻松合规保留邮件信息和文件信息，而不至于在信息保留问题上出现纰漏。一旦需要在有限时间内出示邮件信息作为诉讼支持，进行归档后的邮件才有资格成为证据。如果企业没有使用归档产品，那么上述一切将无从谈起。

归档产品也不仅仅是保存数据，而是可以从中提取信息。比如EEA归档系统基于像Google，百度一样的搜索引擎技术，这样搜索功能就很强大。支持全文检索；可以搜索标题、日期、内容、附件、收件人、发件人、大小等，以及压缩过的附件；支持各种语言的搜索，也包括二次搜索、模糊查询等功能；并且只需数秒就可以在上亿封邮件里找到所需邮件，实现次秒级邮件读取。这样就实现了归档信息的灵活应用，而不会使信息成为一潭死水，失去应用价值。

除了合规和搜索以外，归档产品还有一个强大的功能：优化存储。这个功能并不是每一款归档产品都具备的。邮件服务器在日常运行过程中积累了大量原始邮件信息，这些邮件数量繁多、内容庞大。运行初期可能不会出现什么显著的问题，但日积月累会产生应用压力、管理问题、运维问题、资源利用率等一系列问题。邮件服务器压力过大，这是任何一个中大型企业都在头疼的一个问题，也是任何发展中的企业必将面临的问题。而归档产品通过数据压缩则可以减少邮件所占空间百分之七十左右，通过数据迁移可以把数据迁到成本较低的归档服务器上从而减轻邮件服务器的运维压力，同时提高资源利用率。这样一来，一方面邮件服务器存储得到优化，另一方面管理人员的压力也相应减小。

在日常操作中，难免有误删文档的操作，如果有文件服务器崩溃的情况发生，那就更令人烦恼了。这时候，归档产品能够及时进行灾难恢复，更可以选择恢复任意归档时间点的数据，从而做到有“归”无患。

现在市面上归档产品很多，基本可以分为软硬结合型和纯软件型。这两类产品该如何选择呢？个人认为纯软件型归档产品更有优势。

原因是：软硬件一体机需要使用厂商的硬件，这样企业所需的运维成本就更大，同时要受到更多的硬件限制；而纯软件归档产品就非常灵活，企业根据需要可以自行配置归档服务器，高度符合企业的现状，日后升级也更加简易。同时，优秀的纯软件归档产品无需在邮件服务器上安装代理，无需配置第三方软件，这些优点都减轻了压力、节省了成本、降低了风险。所以，企业在选择归档产品时，建议选用纯软件型归档产品。