采购成本控制体系完善采购管理(上)

1、构建采购成本控制体系的意义

 

采购成本是企业进行采购工作所发生的各种相关费用，它包括资金占用成本、物流或运输成本、管理成本以及库存维持成本和因采购不及时带来的缺贷成本。虽然不同企业的产品成本构成差异较大，但采购成本都占较大的比重，大约30%~90%企业应当对采购环节诸要素进行科学规范和有效管理，在保证产品质量的前提下，找出并减少不必要的成本成分，构建采购成本控制体系，通过确定最优“性价比”进行采购决策，实现减少采购支出、提高采购效率、扩展利润空间、提升经济效益的目的。

 

2、构建采购成本控制约束体系，规范采购行为

 

(1)计划管理：在保证无计划不允许采购的前提下，以“完整、准确、及时”为原则，参照生产计划、原始统计数据、消耗定额及其它内部资源制定采购计划，充分发挥计划的指导作用。

 

(2)：以质量和效益为中心、坚持“四比”(质量、价格、服务、资信)、“三公开”(产品明细、厂家报价、采购结果)、“两必须”(货比多家、签订合同)、“一到底”(谁采购谁负责到底)，做到采购程序公开、厂家参与机会平等、竞争有序。

 

(3)合同管理：①建立合同签订标准和审批程序，确定合同审查机制，避免合同欺诈。②对合同执行的时间、成本、质量情况进行追踪管理，对合同变更和变化进行有效控制。③及时总结合同完成后的执行效率和供货商的总体表现，为以后的采购决策提供依据。

 

(4)到货验收制度：凡是采购的物资必须经检验和验收合格后，方可投入生产。物资验收坚持质量优先和“责任追究下移”、“连带责任上推”原则，保证每一级人员能够认真负责、严格把关，杜绝由于物资采购质量引发生产事故的产生。

 

(5)供应商考核评估方法：①实行准入制度，严格供应商资格审查。②建立科学的供应商绩效评估体系，通过质量、价格、交货期、服务等基本评估要素定期进行综合考评，淘汰绩效较差供应商，③与评估为A级的供应商建立长期的双赢合作伙伴关系，实施供应商激励机制，促进供需双方良性循环。

 

(6)资金与核算办法：①加强资金管理，合理分配资金用途，防止有限资金被分散，提高资金利用率。②严格成本项目核算，进行奖惩控制，形成动力机制。③在保证效益最大化总目标的前提下，做到采购计划与财务计划的统一，实现财务对采购的有效监管。

 

3、完善采购组织建设，构建采购成本控制的组织保障体系

 

(1)加强生产、财务、仓管、采购等部门的联系，建立采购需求的联动机制。

 

①生产计划是编制物资采购计划的重要依据，因此生产部门要紧紧围绕生产运作计划对生产诸要素进行反复综合平衡，从时间和空间上安排与需求有关的品种、数量、速度、时间、库存水平等指标。②仓管部门要积极协调存储与采购的矛盾关系，确保合理库存水平，全面核算仓储成本，有效规避缺贷损失，为经济批量的确立提供科学依据。③财务决策部门通过运用现金流分析确定企业的健康程度，规定财务计划，在充分考虑资金的时间价值兼顾风险和报酬基础上，应对采购计划设定一个资金预算目标，并力求二者高度统一。④采购部门将企业的生产计划、合理的库存水平、资金的现金流量配合有效结合起来，通过综合分析制定出采购计划和经济订购批量，实施采购。盟

 

(2)在采购部门内部建立有分工有合作、既能紧密衔接、又能相互制约的内部运行机制。①严格岗位责任制、明确工作职责和任务，通过落实采购人员月度绩效评估制度，有效激励采购人员的工作积极性，实现责、权、利完美的统一。②将采购、验收、结算等职能划分不同部门执行，建立决策层、管理层、现场层梯级树状管理模式，形成层层相连、上下衔接、左右协调管理体系。③建立由采购员、业务经理、中心领导组成的集体讨论决策制，实现隐蔽的权力公开化、集中的权力分散化，确保物资采购相互制约、相互监督，公开、透明。

 

(3)建立采购工作监督、评价与服务机制。在采购部门外部组建由使用单位、财务、法律、审计监察部门和企业领导组成的采购工作领导小组，对采购方式、采购过程、采购结果进行监督，检查采购部门对有关采购的政策、规章制度和法律法规执行情况，查处违法违规活动，评价采购工作并提出改进意见，不断加强监督部门对被监督部门的服务意识，促进企业的采购管理工作更上一层楼。

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