如何改善办公沟通环境？

        

随着我国经济体制改革的不断深入，越来越多的国内企业走上了规模化、全国化发展之路。面对遍布全国的分公司、办事处、门店和员工频繁的出差，目前企业普遍采用的办公沟通手段呈现了严重的局限性，因沟通不畅等问题引发的员工管理和人员流失问题日益凸显。

　　

　　众所周知，人力资源管理的核心模块可以概括为招人、用人、留人、裁人四块，而这其中用人和留人则是重中之重。现在来看，在用人和留人问题上，HR不仅要做好基本的制度和激励政策的设计，更要在办公沟通环境建设上有所作为。如何构建满足企业发展现状的办公沟通环境，避免员工因沟通不畅影响工作效率？这成为HR在目前企业发展背景中将要面对的严峻课题。

　　

　　首先，让我们来看一下目前企业所遇到的办公沟通问题。

　　

　　1：分支机构过多，难以管理

　　

　　“天高皇帝远”！这个词很好的概括了许多企业分支机构的人员心态。总部往往因为分支机构过多，与分支间缺乏最基本的沟通，从而无法做到对所有机构的有效管理。这也使得部分分支机构成为游离在企业整体运转体系之外的“个体”，这些机构中的员工基本处于失管状态。

　　

　　2：组织结构复杂，部门难以协作

　　

　　激烈的市场竞争，让企业追求更多的利润点，产业多元化成了企业发展的一大诉求。这意味着不同部门之间必须加强相互协作、相互督促。但组织机构复杂向来就是国内企业的通病，要从臃肿的企业结构中找到相应的负责人员相当困难，很大程度影响了企业运转效率，员工在这样的办公环境中很容易出现无所适从的无助感！

　　

　　3：员工出差频繁，异地沟通难

　　

　　分公司和异地业务的增多，导致的必然结果就是员工出差变得更加频繁。与此同时，员工在出差过程中因异地沟通手段限制，无法第一时间将工作进度汇报给公司，无法获得企业更多的支持，导致了员工出差效率大幅降低，也造成了公司资源的严重浪费。

　　

　　HR改善办公沟通环境——引入企业IM实现零距离办公

　　

　　面对目前企业办公沟通中出现的几个问题，HR该从何下手进行改善？在笔者看来HR不妨尝试引入企业即时通讯，为企业搭建一个统一的沟通平台。利用企业即时通讯所带来的办公沟通手段的革新，带动企业整体办公沟通效率的提升，让企业办公真正做到“零距离”。

　　

　　下面笔者以市场的企业沟通平台蚁傲为例，来看一下企业即时通讯如何能够实现企业“零距离办公”

　　

　　基于组织结构的在线沟通，消除机构、部门限制

　　

　　蚁傲具有一目了然的组织结构树，所有员工信息都显示在组织结构树上。通过组织结构树，管理者可以找到任何分支机构了解其员工工作进度、状况，并对其工作做出直接指示。同时蚁傲提供了多种群组聊天功能，在需要部门协作时，总负责人可以在组织结构树上将相关的所有人员拉入会话中进行在线讨论，打破部门之间“隐形的围墙”，让部门协作不再受组织结构影响，大大提升整体效率。

　　

　　多手段通信，实现移动办公

　　

　　在异地出差的员工可以即时登录蚁傲获取最新的企业信息，在出差过程中遇到任何问题也可以利用蚁傲提供的远程协助功能向总部寻求帮助。总部这边则能将最新的政策等变动、调整信息通过电子公告、电子短信等形式给员工，即使员工未登录蚁傲也能通过手机接收。

　　

　　此外，蚁傲已推出支持安卓的手机客户端，和IOS系统还将近期推出。员工可以通过即时通讯、电话、短信、邮箱等多手段进行沟通，无论是出差在外、还是上下班途中，只要拿出手机就能进行工作信息分享、协同办公，极大地提高企业办公效率。

　　

　　结语：这些年来，国外企业一直在呼吁要改善沟通环境，但这样的呼声在国内还是略显“轻柔”。随着企业的发展，HR也理应与时俱进，通过一些高技术手段的工具，更加出色的完成自己的工作，相信企业IM会是各位一个很好的选择。