分类： IT业界
2011-08-10 16:36:01
问：
公司规规模壮大了，旗下有几个分公司，老板为了方便管理，花了不少钱启用了办公系统。为此，公司组织了动员大会，培训使用的会议.....但实施起来问题却来了。
一项工作要在系统上走流程管理，涉及到很多领导 一级一级的批复，但是那些领导一般都常出差或者很忙，不能及时处理流程批复，这样一来很多工作都会在中途耽搁。特别是一些紧急的事情，也只有在上走流程管理才可以得到其他部门的协助.......同事大都觉得这个系统“劳财伤命“，对实施信息化积极性不高，每天登陆的人很少，老板也无奈。
这样造成自上而下的战略管控，与自下而上的业务信息反馈没能形成及时响应，该怎么办呢？
答：
依我的判断，不是不应该启用系统，而是你们选择的系统软件有问题。首先任何系统都是为业务流程服务的，在选择系统时要先评估其与现有业务流程的相似度。当然，任何一款软件都不可能与你的业务流程完成相同，一定会有很多方面要向软件流程靠拢，但做为实施者应该能够判断它对管理是带来的帮助还是带来了麻烦。上线一套系统的问题是为了提高办公效率和管理效率，不能为了上系统而上系统，要分清哪些流程应该上系统，哪些流程可以不用上系统。这点很大程度上受限于IT部门的层次，如果企业有CIO，他的层次比较高，能从管理角度进行思考，会有很好的效果，但很多企业认为IT的成本单位，只设一个小小的IT主管职位，他的管理思维层次不足。
说说贵公司所用软件的实际问题点：
1、 流程太死，系统应该与人事系统想关联，人员出差、请假等情况应该能随时反应到系统中，系统中的签核流程在填写人员填单时应该可以有不同选择，在主要负责人不在时应有次要选项。
2、 代理人机制空缺，任何人请假、外出应该有代理人机制，每个人都应该提前设定代理人代理顺序，负责人不在时自动启用代理人机制。代理人机制要针对不同管理流程设定不同方式，紧急不重要流程可代理，重要不紧急系统不代理，重要且紧急系统向上代理。
3、 通知、提醒机制，系统要设定定期提醒机制，有时因事忙而耽误的签核要能及时得到提醒，流程的每一个节点也都应该有通知机制通知到相关人员。
4、 减少不必要的签核层级，系统常犯的一个错误是为了要求系统严密性而设定了过多的签核主管，其实很多时候只要通知到相关负责人即可，并不需要所有人都签字。这时应该设定一些通知流程，而非签核流程，如果担心被通知人没有收到或抵赖，可以设定阅读标记。
检验系统是否运行良好或是否适合一个公司的运作，最简单的办法就是看这个系统是否让工作更顺畅，是否提高了效率，没有效率的流程，如果没有重要到必须留记录在系统中的话，完全没必要上系统。
建议贵公司使用锐盛系统，以适合公司的实际运作。
相关文章：
