OA成功实施经验分享

OA协同办公软件在系统功能上与一般企业的业务系统有很大的区别，但是又有边缘化的关联。协同更加注重以人为核心的事务管理，决定了协同管理实施必须是循序渐进、不断积累和创新的过程；由于不同行业不同客户的信息化水平不同，根据客户情况不同应该采用不同的实施方法。通过多年的协同平台实施经验的积累，我们将其大致分为三种：

针对客户管理需求比较模糊、不明确，此类客户大部分只有需求轮廓，采用规范标准实施方法，从概念理论培训开始，引导和挖掘客户需求，帮助客户进行分析和管理事务流程的梳理、优化，到总体规划、分阶段系统实现，切换上线和辅导推广的完整的实施过程。

对于那些信息化水平较高，而且具有较为明确的需求，此类客户基本上在前期自己已经就关键需求做了规范和定义的，宜采用快速的实施方法，快速解决关键问题；我们会为客户提供相应的行业案例模板，并协助客户对需求进行可行性细化、系统配置、用户培训的快速实施。

对目前很多企业自己也积累了较强的实施力量和经验积累，并需求相对明确，采用以培训和指导为主的实施，可降低项目总体成本，提供基于系统维护的培训和指导，提供行业成功参考案例，协助进行系统规范，跟踪系统运行和使用情况，远程协助客户进行维护。

有一点需要说明，不论客户需求是否明确，对于项目小组和实施人员而言，有效的流程梳理、并给予管理优化和重组是非常重要的，它是系统实施的关键，没有规范好企业流程，企业管理就无法与软件系统完成对接，软件系统也不可能成功运行。

 

过程的把握：有效的项目过程管控

从协同软件整个实施过程，总体上概括可以分为项目准备与启动、需求整理与调研分析、系统实现和运行验收四个大的阶段，四个阶段具有不同的实施内容和实施目标：

项目准备与启动阶段：讨论和确定项目目标、实施范围、实施计划，组建项目小组，为后期的项目实施做好详尽的的准备；必要的是做好企业内部的项目启动的氛围和制度约定。

需求整理和调研分析阶段：对关键用户进行概念培训、系统初步了解，深入各个部门进行需求讨论和整理，对初步需求进行差异分析，确定初步实施方案；在此阶段，需要有OA办公软件实施方、客户管理层、各部门关键人员参与进来，这一点非常重要。

系统实现阶段：软件实施方指导，以系统维护组为主，进行系统的搭建、数据整理和录入、测试运行，用户培训，试运行。

运行验收阶段：进行用户使用培训，用户使用意见反馈与正式系统调整，正式运行切换，交付系统相关资料，后进入维护期。

在整个项目实施过程中，确定项目需求和实施的切入点是整个项目实施的核心，也很大程度影响了项目上线之初用户的价值观点。切入点的关键在于以客户角度作为衡量标准，因为不同的企业客户具体情况不同，切入各自的关键点才能盘活整个项目实施，同样重要的是对于项目过程的有效管控，它们是系统成功实施的重要保障。那么项目人员应当如何把握和控制项目实施过程？

重要前提：客户正视软件实施的重要性，需要有有力的制度支撑和管理层的支持。

基础工作：项目的组织、过程记录、文档模板和案例库、定期的项目报告和例会，项目进度的透明化。

深度要求：对于项目参与人职能定位、分阶段的项目任务、时间规划与项目进度的相互协调，偏差与纠正措施等

人的因素：构建高效的项目实施团队

项目经理和实施人员是整个协同办公软件项目实施的过程中关键，这里的项目组人员既包括软件实施方的项目成员，也包括客户的项目关键用户、 IT 人员等。对于客户，需要重视并投入到整个实施过程，对于实施人员的要求是多方面的，涉及到项目实施的各个阶段和整个过程。最基本的，实施人员需要具备系统安装与维护的相关技术知识；同时，需要了解客户所属行业及业务特点、协同软件涉及的 KM 、 WORKFLOW 、 HRM 、 CRM 等专业知识的把握；更为重要的是需要掌握项目实施相关的项目规划、进度控制、偏差分析等相关知识

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