OA选型的四大误区

近几年来，迅速普及，媒体和厂商都在大力宣传，各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目，软件商也开发了许多软件，但在选与被选之间总有诸多“不对称”，以致背道而驰，难于“双赢”。那么如何正确认识OA？纵观当前OA市场，在OA选型中有哪些误区？

 

误区一：协同就是比OA好?

 

有些OA新瓶装老酒，用概念包装自己，取悦用户，结果造成企业花大价钱买了有名无实的概念。一些业界人士甚至放言OA已过时落伍，协同软件将替代。协同论者说，协同软件不仅具有办公应用平台，同时还能支持ERP、CRM、人事管理,甚至财务管理等，似乎协同软件“无所不能”，能解决OA系统的主要短板――多种信息资源难于整合问题。

 

事实上，与OA有如孪生兄弟，办公工作本身就是一种团队协作和协调，在公文流转和信息处理层面，并没多大的差别。传统OA软件以处理结构化信息为主，协同软件以处理非结构化信息为主，它们相互依存、相互补充、共为一体，组成企业完整的信息化大脑。一个简约为美，一个繁复为能，并无“高低贵贱”之分。过分强调协同之好，将有误导之嫌。

 

　误区二：完美就是至善?

 

一些软件商过分追求完美，产品非“十全十美”不予以销售。然而在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。由于开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求，这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确OA软件的建设需要不断修改完善和升级，软件商就不会因为出现问题而盲目悲观，徘徊不前，而用户也不会因受“完美论”的影响而一直在“考察中等待”丧失了商机。

 

　误区三：功能越多越好？

 

一些软件商为了兜售产品，把其软件的功能说成是“可以无限扩充”，有必要吗？其实，在如今细分制胜的时代，功能并不是越多越好,功能过多反而显得浪费闲置，增加无谓费用。其次，系统越复杂，维护越麻烦，服务成本直线上升，将来隐形风险也增大，甚至使应用半途而废。因而过分炒作概念，反而有失本质、主次，将增加双方今后的矛盾与纠纷。

 

对用户单位而言，在选购OA系统时，也应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，不能听信厂商一己之言，应以适用为出发点，坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。软件商也应始终坚持以用户核心需求为导向，以客户为中心，使客户系统投资得到最大的增值。

 

　误区四：“OA”就是“文秘”？

 

OA软件不是摆设，能运行并不能说明企业就已经办公自动化了。现在许多企业用几万元十几万元买来的OA系统，却主要用来上级发发通知，大家交换一下文件，归集一些文档，跟一个文秘差不多。一些重要的通知、文件甚至还在人工传递或者传真，令人匪夷所思。

 

还有文档管理、知识管理、统计管理等多种功能，但对不少企业的一些员工而言，公司OA的知识容量、历史文档查找的方便程度，远远比不上一个稍好的小型BBS论坛。这是OA的错吗？难道OA就是一个无声、简单的“文秘”？OA并没有发挥应有的作用，软件商在应用推广、培训中责不可卸。

 

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