如何制作一份精致的PPT汇报文件——集思广益

如果有人转载的话，能不能把这几个字也带上：作者PLanningAll
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PPT的重要性就不用说了（注1），大多数的演示、汇报都是使用POWER POINT制作的PPT文件来表达的（使用flash、authorware等软件当然可以制作更精美的汇报文件，但毕竟不是每个人都可以掌握，或者说不是每个人都有时间来学习这些软件）

我工作的时候，几乎所有的汇报（方案建议、公司培训、项目立项等）都要求使用PPT；据说昆工对老师的评价中还有一项是否使用多媒体教学（基本上也就是是否使用PPT来教学）

之所以发这个帖子，源于这样一件事情：前几天跟导师做一个项目，说明文本和图纸都已经准备齐全了，现在需要制作一份汇报用的PPT，我把这个任务交给一个师妹来做，一周的时间。结果很不理想，反复修改了两三次，每次我都会给她写一个很详细的修改意见，但每次交给我的PPT基本上不能使用（拿出去汇报是要丢人的）。周日晚上给我的时候，仍然拿不出手，没办法，我只好用了一晚上的时间来修改。

所以就产生这样一个问题：如何制作一份精致的PPT？有没有一些通用的原则。

下面是我想到的几点，也是平时自己在制作PPT的时候尽量遵循的。感兴趣的同学可以看一下，其实更希望的是能起到抛砖引玉的作用，各位能提出更多在制作PPT时候的一些基本原则、使用技巧等，有时间的话，我也在网络上找一找有没有同类的文章，随时补充、修正。

（无甚意义的：好、顶、支持、沙发、地板、没用、垃圾、白痴，这些就不用回复了，拜托）

总原则

同时想象自己是听汇报的人和汇报人。站在这两个角度上去制作PPT。

• 即使是同一个项目，面向农民（注2）的汇报与面向专家的汇报，面向开发商与面向政府的汇报必然是不同的，均有自己的特点，在逻辑结构、用词、图片，甚至字体、背景色、风格上都有各自的要求。不同的听众，在文化背景、知识结构、逻辑思维能力等方面是不同的，更重要的是他们关心的重点是不同的，这就涉及到PPT在整体构架、章节安排、突出重点等方面的不同。
• 很多时候我们制作的PPT并不是自己汇报，更可能的情况是这个PPT要由领导、导师、项目组长等来汇报，这就要求我们不能以自己的视角、偏好和思考问题的方式来制作，而要考虑最终汇报人的特点。仍然是相同的主体内容，一个身居高位的政府领导使用的PPT、一个在学术上颇有建树的教授使用的PPT、一个沉静的人和一个热情洋溢的人使用的PPT一定是不同的。

这一条是总原则，只有在详细分析考虑了听汇报者与汇报者的特点、需求之后，才能继续下面的工作。

整体构架

主要是在对听众特点分析的基础上思考PPT的整体构架：

• 内容完备，也就是说要传达的东西必须全都具备，不能有缺少的内容；
• 内容简洁，无论是讲PPT的人，还是听众，注意力的时间有限，精力有限，所以在保证内容完备的同时，尽量缩减容量。
• 详略得当，也就是在次要章节尽可能简单，而在需要重点突出的章节安排较详细的内容。这一条要结合上一条，在简洁的同时，合理安排篇幅分配。看过一些PPT，开始的部分总是很详细，几乎要把所有的东西都放进去，然后越做越简单。这是人的自然本能，但是要自我约束，不能开始做的时候有激情，就详细，做到后面累了就简略。
• 逻辑严谨，汇报人无所谓了，逻辑混乱也能讲完，但是严谨的逻辑结构会让整个汇报过程流畅，听众也能在这个完整严谨的过程中得到享受，而听一个混乱的报告，那是折磨，汇报的目的必然也不能达到。
• 结构清晰容易把握，对听众来说，如果逻辑结构过于晦涩，跳跃分支太多，听的时候可能会很辛苦，更有可能达不到汇报的目的。所以最好是线性逻辑结构，并尽可能容易把握。
• 目标导向，在进行整体构架的时候，要以目标为导向。实现什么目标，如何去实现这个目标，是整体构架的基本原则。说服甲方、规划局、发改委、市政府、专家团、利益相关者，是要通过设计方案还是想争取到投资、是想让听众迅速接受一种理念还是要求员工严格执行的规章，这些都是不同的。

图文比例

• 文字尽量少，尤其是一页中的文字要尽量少。一定要避免的就是满满一页全都是文字，整段整段的文字。无论听众是什么背景，就算是院士，看到大屏幕上满满一屏幕文字也会心烦。对汇报者来说，遇到这么一页PPT也是很难受的一件事情，是一行一行读一遍呢还是干脆放下不讲呢？
• 文字和图片的搭配，虽然要做到文字尽量少，但也不能全部图片，而要尽可能做到搭配。一段文字搭配有相应的说明图片。可以说文字与图片是相得益彰的，有时文字是主要的，则图片要起到直观传达的作用；图片是主要的，则文字要起到说明的作用。
• 提炼文字要点。很多时候可能先有了讲稿、说明书、方案，PPT的作用就是为了表达这些，这时候基本上就是把说明书中的文字直接复制到PPT中，但如果是简单的复制，必然带来的一个问题就是满页文字，看不到重点。所以需要对复制过来的文字精简、提炼。有时候不必是原文的删减，完全可以使用不同的简洁的说法。在说明书中需要前后连贯、过渡性的句子，有时还需要文绉绉的语言，但在PPT中，这些全都不需要，只保留最关键的要点即可，甚至只要一个词组、一个字、一个数字。
• 在图片的选择上，尽可能将文字内容直观具象，表达充分，但不要让听众看到图片后觉得莫名其妙（这是很多PPT的问题，图片很美，但与主题没什么关系）。考虑到不同的放映条件，不同的投影仪、不同的会场环境、光线、会场大小，在图像的选择上也应有所不同，主要是图片的色彩、分辨率。根据不同的运行设备（很多时候你只是带着PPT文件，而要使用会场提供的电脑），就需要注意PPT中图片的尺寸，不能硬盘里什么图片，直接拷贝过来缩小了使用，要在文件外就改好尺寸大小，然后插入PPT。从经验上来说，图片在1M左右就可以在大部分电脑上流畅播放，并能保证分辨率了。

字体色彩

• 文字的色彩，一般说来，整个PPT中的文字色彩尽量不要超过三种，甚至能一种颜色解决的就一种颜色解决，实在需要不同的文字色彩，也不要超过三种。尤其需要注意的是文字颜色与背景颜色的关系。在制作PPT的时候，是要考虑到最终放映效果的，而不是在自己的笔记本上，距离30cm那么远的距离看。很多人制作的PPT都存在这个问题，结果放映的时候背景和文字颜色相近，自己在电脑上虽然看得清，但是观众却很难辨认。
• 文字字体，要针对不同的观众、不同的汇报目的以及不同的汇报内容（比如香水的推介和CPU的推介PPT无论在色彩、字体、背景、风格等方面，必然是有区别的）来选择，不过尽量使用常用的，一般电脑上都有的字体，宋体、黑体、隶书这几种也就可以了。同色彩的要求一样，字体也不要因为不要钱而滥用，限制在一到三种以内。
• 背景色彩，很多时候背景色彩是与模板相连的，也就是在制作的时候，简单的选一个模板，然后插入文字图片就可以了。但是很多PPT存在这样一个问题：选择的模板背景与主题无关，甚至有点可笑。包括好多老师讲课用的PPT都有这个情况，虽然不是大问题，但这也就与“精致PPT”无缘了。如果实在没有合适的模板背景，就自己做一个，或者简单使用纯白、纯黑的背景（还是要根据主题、对象、内容来选择）。另外，和上一条相连，文字一定要和背景色同时考虑。