邮件归档——杜绝法律风险

小李是学校信息中心的网管老师，三个月前突发的状况，令他现在回想起来都心有余悸。

三个月前某天，午休刚过，两名网监人员突然造访学校，通过监控发现学校邮件服务器有违规邮件发出，需要学校调阅相关记录配合取证。小李通过现有手段对邮件服务器记录以及数据进行检索，没有找到相关记录。由于无法提供相关记录，为配合网监部门工作，需对邮件服务器硬盘数据进行深度检查，邮件服务器硬盘被网监人员带走审查，学校的邮件服务被迫停止，邮件系统顿时陷入了瘫痪状态。

心急如焚的小李立即向校领导汇报相关情况，校领导指示一方面积极配合网监部门的调查并尽快索回硬盘使校园网电子邮件系统尽快恢复运转，另一方面尽快找到解决方案，杜绝此类事件的再次发生。

目前，各单位在电子邮件的使用过程中时常会遇到与小李相似的经历。电子邮件系统属于开放性系统，且电子邮件已经与传统录音、图片以及录像等具有同等法律效力，可以作为相关事件的。在各单位享受电子邮件为他们所带来便捷的同时，如何有效避免因邮件所产生的法律纠纷、彻底杜绝因邮件所导致的法律风险问题，已经成为困惑各单位的新难题。

在各单位为此问题所困扰时，这一新兴技术应运而生。可以将电子邮件系统所产生的所有邮件数据进行实时、全面归档，并长期留存。当特定事件产生时，可以随时通过对特定邮件进行调阅和取证，回放其历史状态。从而使单位在此类事件中免责。因《证据法》对举证内容有时效及非篡改等诸多要求，故的数据需具备实时性、完整性以及不可篡改性，而并非所有产品都完全满足以上特性，所以在选择产品时应综合考量以上因素，方可杜绝一切因为邮件所产生的法律风险问题。