自从有了互联网，有了电子邮件，办公室的白领们除了享受海量的信息带来的愉悦感的同时，也有了新的烦恼。
费力地阅读电子邮件是世界各地上班族主要的痛苦之一。尽管有许多教授员工如何处理接收消息的理论，但大多数人仍然感觉像是被洪水淹没。近日，在Defrag 2009年会（在丹佛举行的专注于处理在线数据工具和技术的科技会议）上，专家们表示，修复电子邮件最好的策略可能是从社交网站技术的信息和策略中得来的。
“电子邮件有点像是一个巨大的、没完没了的任务列表，而你实际上成为涌向你的大堆资料的奴隶，”微软的未来社会体验实验室的总经理程丽丽说。她认为，接收信件需要以一种更加自动化的方式来管理和归类。
特别是在一个公司内部，程指出，有大量的数据可以被用于更智能地处理电子邮件。除了来自例如LinkedIn和Twitter等社交网络的外部信息之外，公司还可以接受即时通讯消息、桌面搜索和电子邮件消息。这些信息群可以被挖掘出来，按照某些项目或联系人群组，对收件箱中的电子邮件进行编组管理。
同样重要的是，她补充道，这可以减少对不重要的电子邮件的关注。程说，她的团队发现，人们接收的70%的电子邮件都是他们实际不需要读的信息，然而很多人还是喜欢将它存档。她的团队做出了一个模型，可以在收件箱中创建一块不同的区域，专门保存此类型的电子邮件，并提取出一个展示给用户的日常摘要。
电子邮件需要放入更大量的内容，cc:Betty网站的创办者兼CEO迈克尔•赛达（Michael Cerda）附和说，该网站是一个旨在帮助组织集体讨论的系统。“让我们唤醒这些数据，”他说。“让我们将它带进生活之中。如果有位置，就让它呆在那。”
尝试更聪明地处理电子邮件的服务的确存在。例如，谷歌的电子邮件服务Gmail，摘录出电子邮件中提及的日期和时间，并提供把它们移动到日历里。Xobni，一个微软Outlook软件的插件，提供与用户进行电子邮件交流的人的统计资料和社交数据。
但是，就连Xobni的联合创始人马特•布雷齐纳（Matt Brezina）也认为，要向电子邮件添加内容还可以做更多事。“我们只干了些基础的活，”他说。将位置信息添加到电子邮件中会非常有用，他说。例如，客户端可以提取张贴在社交网站上的信息，使用它们显示一位联系人现在身在何处。这可以帮助简化一些常见任务，譬如为不同公司的人员安排会议日程。
除了简单地挖掘个人用户收件箱内的数据，布雷齐纳建议说，如果客户端增加一些帮助团体内的用户相互之间更加简易地分享信息的途径, 电子邮件还可以变得更易管理。例如，发送大量的电子邮件请求诸如电话号码的联系方式。由于团体内多数人都会请求相同的信息，所以这些消息是多余的。如果有一种方法汇集联系方式、附件和其它相似的数据，布雷齐纳说，就可以降低发送出的电子邮件的数量。（）
然而，分享存储在收件箱的信息比较棘手，因为人们喜欢电子邮件能让他们控制哪些联系人看到什么样的信息，Baydin公司的联合创始人亚历山大•摩尔（Alexander Moore）说。这家公司制作Outlook的插件，用来搜索位于计算机桌面和共享网络硬盘上与一封电子邮件内容有关的文件。摩尔认同布雷齐纳的观点，寻找出分享收件箱中更多数据的方法十分重要，但是他建议，从诸如Facebook等社交网站借用的技术可以鼓励用户在适合的时候进行分享。
电子邮件可以有一个“喜欢”按钮，摩尔提议。那样的话，如果一个公司雇员发送出一组有用的指令，接收者可以向发送者发出信号，表示该信息应该向公众重新投寄。
类似Twitter的网站的强大原因之一，摩尔补充道，是它们成为公共搜索数据的仓库。尽管人们不想让他们的收件箱被公共搜索，摩尔展望，电子邮件客户端可以从电子邮件交流中提取和汇总数据，并将这些条目公开地存储。例如，对生成的数据库进行搜索可以提供线索，指出谁是团体内最后一个与拷贝机器修理员联系过的人。
通过挖掘电子邮件的社交数据和引入外部信息来增强电子邮件的功能是一种有前途的方式，微软的程指出。但是她警告，任何此类的努力将会引起伤脑筋的隐私担忧（）。例如，一家公司在存储从自己雇员处挖掘得到的数据时，会觉得合情合理，但是对于有频繁电子邮件联络的其它公司联系人该怎么办呢？
她说，用户界面是另一个棘手的焦点，“电子邮件需要集中注意力。在屏幕上得到正确的信息是一个相当困难的设计问题。”而得到一个差不多好的设计，对于像电子邮件这样的重要应用，还显得不够完美。“使用一个功能不完善的电子邮件客户端是很痛苦的，”程说。
最后，她说，对电子邮件做出改变的全部目的是提高生产力和加强协作，但是这些都是很难评判的事情：“你怎么知道这个东西实际上有没有帮助？或者它是否只是给工作增加了噪声，让它变得更糟？”
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