“邮”戏规则

   很难想象，没有电邮的职场江湖该如何快速高效运转？要知道，90%的职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登录邮箱，生怕错过什么要命的任务。好吧，就算我们有电邮依赖症，这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。下面的电邮故事，相信你一定不会陌生。

　　故事一：原来它不是我的邮箱

　　Linda从起进入一家货运，一干就是五年。这五年里，她使用着分配的邮箱。她把当作自己的家。
　　当连年终奖都发不出来时，裁员的风声日益逼近，Linda想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位，并试着发送了几封，其中有一家还是Linda所在的竞争对手。没想到，用人单位的电话没有等到，她却被请进了HR部办公室。HR总监似笑非笑地说：“听说你有自己的打算，现在状态不是很好，减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会，无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接？”
      Linda百思不得其解的是，自己并未向同事透露过任何风声，HR总监怎么会知道她的打算？虽然她确萌生去意，但在完全没有心理准备的情况下，被效力五年的不动声色地辞退，Linda还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时，突然好像悟出了点什么。
　　美国Proofpoint曾对406家雇员千人以上的美、英进行调查，发现超过三分之一的曾雇人监控员工的电子邮件，据说是为了防范法律、和管理等方面的风险。近三分之一的受访美国还表示，在过去一年中曾因电子邮件问题解雇员工。
答案其实就这么简单，Linda五年来一直使用邮箱，工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到，会有人经常“偷看”自己的电子邮件，直到被解雇之后她才意识到：“原来，它不是我的邮箱。”

　　故事二：君子有所抄，有所不抄

　　Jack刚从国有单位跳到了，直觉最大的一个变化就是—每天收到的邮件数量大大增加。很多邮件看起来和自己毫无关系，却要求阅后及时回复，这让习惯了国企工作流程的Jack觉得很不适应。Jack有自己处理问题的一套习惯，比如不紧急的邮件，他会暂且放一放，若是遇到紧急任务，他会主动跑到老板处汇报工作进度，至于一些他可以独立完成的工作任务，他尽量不去麻烦其他同事。
　　但才过了两周，老板就找Jack谈话了，并向他提出三个问题：第一，为什么不及时回复客户和同事的邮件？第二，为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事？ 第三，为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况？
      一向我行我素的Jack这才明白，自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为，及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项，事实上，他只需简单回复一句：“收到，谢谢。”他以为，一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，同时这也是他展示自己的良好机会。至于老板，每天工作千头万绪，很难把你的口头汇报牢记心间，要想不忘事、不误事，还是通过邮件书面记录来得保险。
　　醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法，老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”，终于有一天，老板忍不住了：“我说，那些鸡毛蒜皮的邮件，你能不能不抄送我啊？还有，给客户的邮件如果一定要抄给我，可不可以用密送功能？否则在客户面前，我连打哈哈装不知道的权利都没有了。”
      Jack终于明白，君子有所抄有所不抄。该抄送时不抄送，出了成绩你就自个偷着乐吧，出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送，惹恼的是别人，吃亏的是自己。

　　故事三：不要泄露我的隐私

　　Fancy是个乐天派，只要看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友们。
　　随着Fancy邮箱里的收件人名单越来越长，她接到的“投诉”也越来越多。Fancy只好把一些朋友从收件人名单中拿掉，心中还颇有一丝委屈。她的一位朋友是知名高管。这位朋友经常收到莫名其妙的邮件，内容不是关于就是关于推销，发件人还自称是Fancy的朋友。她忍不住和Fancy对质，原来都是电邮惹的祸。
　　Fancy每次群发邮件，所有收件人的电邮地址都赤裸裸地显示在收件栏里，这些富有搞笑价值的邮件被四处转来转去，无意中把不该泄露的个人信息散播出去。普通人的邮件地址也许无人问津，但像她这样的有名有权的人，收到一些“打秋风”的邮件也是很正常的了。
      Fancy这下学乖了，群发邮件时采取密送功能，收件人彼此无法看到电邮地址。吃一堑长一智，过了一段时间，朋友们发现来自Fancy的邮件少了很多，内容也不那么“疯颠”了。他们感叹Fancy开始变成熟了，也不禁暗暗怀念那个没心没肺、整天发邮件“轰炸”大家的小女孩。
　　
     故事四：起手无回，悔之晚矣
　　
     Kevin是一位年轻的公关人，深得大老板赏识。但奇怪的是，Kevin在客户那儿总讨不到什么好，弄不好还会碰一鼻子灰。问题究竟出在哪儿呢？原来，Kevin是个急性子，他发给客户的邮件经常出现拼写错误，要不就是发错了附件，搞得对方打开后一头雾水。虽然这都是些不起眼的小失误，但毕竟让人看了不舒服，觉得此人做事不踏实。
     有几次，Kevin甚至连续拼错了一位客户的英文名字，这下可惹恼了人家，回信时毫不客气地指出了Kevin的错误，并且抄送给了大老板。大老板无奈，把Kevin叫到办公室一阵狠批：“公关人最重要的是什么？是职业素养！如果我们自己做事情都不严谨，客户怎么会全心全意信赖我们，把重要的担子交给我们？”Kevin觉得有些委屈，毕竟自己不是故意的，而且这些小错误也无关大局。当然，做事严谨总是好的，知错能改，善莫大焉嘛！可说归说，做归做—Kevin这么多年养成的毛手毛脚的习惯，岂是一时半会能改掉的？
　　没过多久，Kevin又捅了个漏子。一位一贯挑剔的客户，向Kevin的团队提出一项不合理要求，令他颇为恼火。Kevin通过邮件和同事讨论工作任务时，忍不住抱怨了几句，说这位“超级变态”客户的要求简直是“胡搅蛮缠”，如果这项任务能按时完成才是“见鬼了呢”，最好的解决方法就是“不理她”。这封邮件被人回复来回复去，最后转到了大老板那里，大老板看了很生气，再次把Kevin叫到办公室批评：“你怎么能这么说客户呢？我们和客户的关系，是亲密战友，是战略伙伴，有时甚至像谈恋爱一样，她对你态度不好，你就当她是使小性子，给点甜头哄哄她不就好了，何必到处去说对方的不是。”
      Kevin还想争辩，老板继续说：“你有没有想过，这封邮件如果被人转发给那位客户，你的下场是什么？告诉你，你一定会被换掉。转发一封电子邮件不费吹灰之力，你怎么知道别人不会存心害你？
　　要知道，想坐你这个位子的人多得是，要坐稳这个位子，需要的不光是抱怨，而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧，这是一门值得掌握的学问。”
　　一席话令Kevin心服口服。从那时起，每次点击发送重要邮件之前，他的手指会微微颤抖，再三检查邮件正文和抄送对象是否正确，再次打开附件确认没有问题，然后才小心翼翼发出去。为什么？因为他懂得了一个道理——每个人的电邮都是一张通行证，只有善用你的通行权，才能在职场上畅通无阻！
      网络中每天邮件翻飞，其中故事不可胜数。随着邮件系统的发展，一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能，还增加了很多新型“秘密武器”，如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防**”功能，霸权功能“不得回复”，甚至还有“阅毕自行删除”这样令人无语的功能。设计者深谙现代电邮战争的奥妙才能做出这么贴心的服务项目。
　　作为每日与电邮打交道的办公人，如果不好好玩转电邮，还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。
　　转发一封电子邮件不费吹灰之力，你怎么知道别人不会存心害你？要知道，想坐你这个位子的人多得是，要坐稳这个位子，需要的不光是抱怨，而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧，这是一门值得掌握的学问。

      “邮”戏规则：办公邮件

      假如一个办公室满满一屋子人却只听见噼里啪啦的打字声。除了工作外还有以下两种情况：一，员工们在MSN上说老板的坏话和同事的八卦以及跟外人闲聊；二，员工们在写电子邮件用作内部沟通，传播职员“价值观”。
自从有了电子邮件，办公室文化就衍生出了自己的潜规则。人们将客套话和谎言写成书面方式送达自己的上司和下属。很多邮件都有标准格式，没头没尾不计较称呼和口气的信只能用在关系甚密的同事之间，老板亲自回一封没大没小的信会让很多低级职员激动得发抖；至于同事之间，大部分的邮件则是：这件事是你负责的。不，是您负责的。不，该你干……
　　有一本小说叫《骗子、午餐和电子邮件》。全部用一封封电子邮件组成全文。只有文化中习惯以电子邮件沟通的职员们才会看得会心大笑。
      广告素来盛产最有型格的高级白领，而这本小说更是云集了此中的代表人物，从迷信瑜伽的创意天才、沉迷烟酒的美术设计、奉上欺下的秘书一直到真正运筹帷幄的管理人才，一个能有的各色人等皆在其中粉墨登场。
如果你是清醒的当事人，你一定会吃惊地发现，这本书里所写的那些乱七八糟的东西，简直就是目前生活的翻版。
      在一封电子邮件中，你会发现其中学问很大：你只需注意收件人地址一栏就晓得谁的地位与你平等，以及这一个项目需要几个人来瓜分成果；最值得琢磨的是抄送一栏：到底这个还有谁要来对此项目分一勺羹？还有他明明把工作汇报写给了直属领导却抄送了地区和顶头上司，难道真的是有这些人罩着他给他撑腰吗？仔细看看他那冗长的抄送列表吧，也许你就可以知道，还有谁谁谁都是和他一拨儿的。
      在一家大不使用专用邮箱是不专业的，尽管与自己注册的无数免费收费邮箱比起来那是最难用的。除了内部沟通，用邮箱给外面任何人发邮件都可能被拒绝退回或石沉大海，但是还有人执着地用此干着私人的事——那真的太不安全了。
      通常管理员可以监控所有邮箱，而且说不好管理员就是老板自己：我认识一个大型的CEO，他有邮件依赖症，每日里看下属汇报工作的四百多封邮件还意犹未尽，有时会跑到服务器上去查看所有的的邮件记录。有讲他坏话的，有部门扯皮的，还有办公室恋情……
      为什么有的人会傻到用邮箱发送的？该CEO曾经狡猾地告诉过我，邮件服务器上有关键字过滤功能，他设定的关键词包括：回扣、提成、咖啡、环球鲍翅馆、等，把员工们“私通”的可能性控制在能掐死的摇篮中。
的大抵相似，加上谁还没有个亲友同学就职各自的。所以，在这个大圈子里，职业和职业之外的消闲邮件更是传得漫天乱飞。比如“小心！社会最新骗术”这样题目的邮件伴随着长长的抄送列表可以在一天内传遍整个。
　　       电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。在今天的许多里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。
      1）标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”　　添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。尤其是回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自**的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。
　　2）电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好！”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼！”这样的格式。
      3）内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对不利的，千万不要写上，如报价等。
    发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响……
      4）一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。
      有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者（BC）取代附件收信者（CC）方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要（memo to）部分之主题、地址及日期等。注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。
　　5）合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。
      越是在大型的，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人，打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的，删除它们费时费力，所以在转发前要做一下整理，把邮件的数量控制在最小。条件允许的话要每天检查自己的邮箱，及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外，重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件，因为它不能保证严守机密。
　　6）切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。
      7）慎用“共享”
　　初入职场的小李在圣诞节前夕收到了一封flash贺卡邮件，图文音乐并茂，于是她将这封邮件“all sharing”，当然包括老板在内。首先小李的这种做法就很失礼仪，工作时间转发这种与工作无关的邮件，还没心没肺的“all sharing”，这不是不打自招么。
      如果邮件的内容的确是让人赏心悦目，老板龙颜大悦可能也就与民同乐了，最要命的是这个flash的最后一段写着：请把此邮件转发给18个人，不然的话……老板哪有什么闲情逸致去转发这种东西，从此小李在老板心中的形象可就一时半会难以扭转了。