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我的朋友

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2010-01-18 11:51:07

    其实,笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?


“样式与格式”在排版中的妙用

 

    好处一. 快速同步同级标题的格式

  好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体 有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十 分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很 低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。

“样式与格式”在排版中的妙用

    二. 快速修改同级标题样式

  不过,刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。

  1. 手动更新同级标题

  首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮(如图2位置1),执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。如图3所示


“样式与格式”在排版中的妙用

2. 自动更新同级标题

  而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。

  同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令。然后,在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮。

“样式与格式”在排版中的妙用

 
    这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便。
 
    好处二. 快速在文档中定位

  Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。

  使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,如图5所示。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便。


“样式与格式”在排版中的妙用

   好处三. 方便生成文档目录

  不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。

  一. 快速建立目录

  1. 点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口

  2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮

  3. 此时,文章的开头便会自动生成一个目录,如图6所示。而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。

“样式与格式”在排版中的妙用 

    不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。

 

“样式与格式”在排版中的妙用 

写在最后

  写到这里,关于“样式与格式”在 长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了,不知您有没有豁然开朗的感觉?其实,在我们的Word之中,还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能,正确 地了解并掌握这些功能,可以帮助我们更快更好地完成文档的编制,希望今天这篇文章能够抛砖引玉,让更多的朋友积极去查找Word的一些“隐藏功能”,提高 自己的工作效率。

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