一个系统管理员写下了近一段的一个Exchange普遍的问题：磁盘空间正在缩小。为了解决这个问题，他为每个用户邮箱空间作了100兆的限制。一开始，这个系统管理员的工作解决了。因为他通过以上的限制，重获得了大量的磁盘空间。然而，他很快意识到许多用户正通过在文件上的旧的信息作为个人文件夹PST文件，代替删除邮件。
当移动信息到一个PST文件，并文件在一个不同的，将会减少Exchange信息的尺寸，PST文件带来了远比它能解决的更多的问题。PST文件是不稳定的，不的，并且如果信息留在Exchange上，它们将占用更多的空间。
所以什么是你要做的操作来将邮件保存很长时间？这里有三种主要的方法你可以使用：
在用户保存PST文件的服务器上，作磁盘限额 这样做，事实上你不能从重创建PST文件那，停止用户，但是你能够阻止这些文件变得更庞大。尽管这种解决方案一直在用，但是这个技巧有一点过时，以我的观点，过去我曾经为公司工作过，那里正式的规定是允许用户有一个确定的磁盘空间数量，并且如果他们需要更多的数量，是很困难的。这种规定的类型放在一个位置，因为限制硬盘的空间，并且因为增加更多的空间对服务器来说是很昂贵的。尽管这项规定节约了公司的资金，用户经常被迫删除那些可能还有用的文件，来获得空间收新文件。在那个年代，200GB的硬盘是标准，并且像Sarbanes-Oxley这样的联邦规定需要许多公司保存不确定的邮件，这种方法没有被多数人认可。
升级你的Exchange服务器到Exchange2003企业版 这是唯一一个Exchange的版本在信息存储大小上不作硬件上的限制。所有其他的版本都把这个大小限制在16GB以下。在这些版本中，如果你想要释放更多磁盘空间，仅仅是为了最大限度的接近Exchange的信息存储的16GB大小，这是能够使用的最好的办法。
除了尽管Exchange2003企业版不限制信息存储的大小，也有许多的限制。你还要受制于服务器的空闲内存，磁盘空间和处理器能力。你还要限制你可以每晚充裕备份的数据数量。尽管有技术不限制信息存储的大小，现在的技术在现在还是限制到40GB以下。
如果升级到Exchange2003企业版是在你的预算之外的话，你可以获得对创建多样的信息存储同样基本的影响作用在你现在的Exchange服务器上。每一个信息存储被限制在16GB下，但是你可以获得限制在创建多样的存储上。
记住，增长极快的邮箱和公用文件夹在多样的信息存储中增加了Exchange组织的整体复杂性和产生了额外的管理负担。
实现Exchange存档解决方案 市场上有许多不同的产品，它唯一的目的就是要将老的信息长期保存。典型地，在一个分散的服务器中，一些解决方法存放老的信息在一个SQL数据库中。在增加信息到SQl数据库之前，信息被压缩来节省空间。存档软件作为一个Exchange信息存储和存档之间的媒介物.这个软件添加信息到数据库作为被需要的和找回的存档信息任何时间他们被请求。典型地，用户最后都甚至不知道信息已经被存档了，因为过程对于用户来说是透明的。
你可以看到，这里有几种不同的方法，你可以将你的Exchange服务器的问题处理到一个小范围内。可是没有哪一项技术是能够彻底的解决任何一种情况。你将不得不基于你的规定，信息保存规定和预算选择那种最适合你公司的技术。
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