effective meeting

不管是在学校还是在公司，meeting的重要不言而喻，所以要开一个有效率的会就显得格外重要了，据公司统计，工作的时间有25%是花在开会上，而其中的25%又是ineffective的，这对公司的损失有多大呢？算一下就知道了：公司对一个员工的cost大概为起工资的3倍，在公司，平均每个员工的cost为40~50$/h，那每个人每小时损失的资金就有7~9$，据估计，公司每年的损失有将近4亿$.

开始正题。在开会之前，首先应该会议的类型，可以分为种：process meeting(PM), mission meeting(MM)。
PM主要的目的是分享信息，可以提出问题，但不用在会上解决问题。通常为从上级向下级传达信息：如什么时候要举行一个party，大家可以提一些ideas，但具体怎么办，要买什么东西，就不在这个会议上讨论，而是要重新开一个mission meeting来解决。
MM的目的则是解决特定问题，制定计划等。通常为项目会议，如项目进行可行性分析时，项目经理，架构师，分析员等要开会讨论该项目是否可行。出席该会议的人必须是和该问题直接相关的，在开会时不参加讨论的人就不用参加了。

确定了meeting的类型之后，就要确定agenda，在agenda中要明确给出以下几项：
1. 项目的类型，这样可以让参与者明确自己在会议上如何发言，当然，有一些经常要开的会，大家都很明确是什么类型了就不用给出。
2. time-frame，会议要开多长时间，每个时间段要完成什么任务。建议一次会议最长不要超过50分钟，否则很难集中注意力。
3. all attendees，所有与该会议直接相关的人
4. decision-making methods，该会议的表决方式，是老板拍板呢，还是所有人举手表决，同理，如果经常开的会，大都很明确了也不用给出。
5. 将agenda提前发给与会者，1~5个工作日。
6. expected outcome，预期结果，该会议要达到什么目的，决定什么问题，也必须让与会者明确。一般来说，结果是一些action required (AR), 即要做的事情，有谁来做，什么时候完成等。

在开会的过程中，比较重要的是得有人担任以下几个角色：
facilitator：主持人，控制会议的流程，做决定。
timekeeper：控制时间，不能在一个问题上纠缠不清而导致其他问题还没讨论时间已经到了。
recorder：记录会议内容。
gatekeeper：控制不要让一个人说太久而其他人没法说话。
当然，当会议规模比较小时，这些角色可以有一个人担当。

最后，开完会之后还有一个meeting minutes，将AR list发给与会者，让大家清楚自己要做的工作，再就是预约一下下次开会的时间。


郭窦盼
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