归档邮件消息以释放空间

最近，有同事问我用Notes在发邮件时，提示超出磁盘配额，邮件收发不能进行，其实，只要做一下归档就可以了。

归档是数据库的副本，可以通过创建归档来存储不再使用的信息。与复本一样，归档包含原始数据库的所有文档和设计元素，但与复本不同的是，归档从不向原始数据库返回任何更改。

归档对于邮件数据库尤为有用。当您发送邮件消息时，Notes 自动将其副本保存在“已发送邮件”视图中，从而使邮件数据库增大。可以创建文件夹，并将消息放入文件夹中以便组织邮件，但这并不会使邮件数据库减小。归档可以释放空间，并可提高邮件的性能。

要运行归档，您对自己的邮件数据库必须至少具有“编辑者”存取级别。

邮件归档的访问权限

如果您的组织设置了邮件数据库的归档策略，则该策略将控制您对邮件归档的访问权限。您也许根本无需自行归档，因为管理员会为您设置和运行归档。或者，除了组织执行的归档，该策略可能还会允许您建立个人归档条件。

可以通过打开“归档设置”对话框来说明您对归档邮件的访问权限。

邮件归档的详细信息

如果您有权自行归档邮件，则可以选择归档方法。指定了要存储的文档之后，可以让 Notes 根据日程安排进行归档，也可以选择命令以便在您需要的时候进行归档。可以设置由 Domino 服务器执行归档进程（基于服务器的归档），从而使您在运行归档时无需让自己的计算机保持打开状态；也可以由您计算机上的 Notes 客户机软件执行归档进程（基于客户机的归档），以便您可以更好地控制日程安排。无论由服务器还是 Notes 客户机执行归档进程，都可以将归档数据库存储在本地或您有权访问的服务器上。在 Notes 创建了归档数据库之后，您可以为其创建书签，删除或拷贝该数据库，或像其他任何数据库一样对其执行其他操作。

在“邮件”数据库中，您可以在“工具”图标下的导航窗格中查看您所有的归档条件集，将文档拖至某个条件集名称进行归档，以及通过单击条件集名称打开归档数据库。