哪一种工具更适合用来处理半自动文件归档？

　有时候最简单的办法反而是最好的办法。虽然有一些现成的数据库管理工具（比如说Oracle或SQL ）可用来管理数据信息，但在某些情况下，有时候操作系统自带的文件系统才是最好的管理工具。

　　一些特定格式的常用文件，比如说象产品应用注意事项和图片等静态文档，就适合使用系统自带的文件系统来进行管理。它们的内容一般很少变动，只是每隔一段时间会往上添加一些新的条目，而且，它们被访问的频率非常低，比如说一天1次甚至更少。一般情况下，每个文档都是单独存放的，无论是调用还是检索数据，都不会牵涉到其它文档，而且检索方法也非常简单，用户只要在“检索条件”一栏中输入一个数据，或是一个文件标题，就可以搜索到所需的文档。

　　使用文件系统来管理文档，需要满足几个条件：支持文件系统的目录结构必须符合逻辑，而且易于跟踪，可提供有效的文档检索功能。另外，需要提醒用户的是，在一个目录或文件夹下，不要存放数量过多的文档。

　　当然，用户也可以选用数据库管理系统（简称DBMS）来处理半自动归档的文件，尽管没多大必要。DBMS比较适合于用来管理动态文档，比如说包含了许多元数据的文档。DBMS通过定义复杂的搜索条件，来定位和提取那些内容中包含了多种复杂格式和大量信息的文档，最终达到优化管理的目的。