文件归档和管理需要考虑哪些关键问题？

现在，消费者期望得到这样的选择，即接受通过他们所选择的渠道进行沟通，这样的期望给企业带来相当大的压力，因为他们必须构建一个可以从各个接触点追踪、分析和利用数据的基础架构。

　　企业无法负担丢失消费者的轨迹的后果和前景(每年大约有7.5%的文档丢失，有3%的文档归错位[来源：Coopers and Lybrand])。他们也不能冒由于糟糕的文档管理而违反法律的风险。

　　那么对于企业来说，他们考虑文档管理的关键点是什么呢?

　　方针

　　为了让文档的流转呈流水型，并且衡量技术投资和存储选项的级别，公司需要制定一个方针，并且在多家公司之间实行。咨询每个部门和业务功能，是决定数据多种格式的关键点，不同时间段的数据需要存储在不同地方，最后还要归结到全部的数据量。

　　方针应该是清晰的，可访问的文档，列出了保存信息的类型，以及多长时间，还有同样重要的是，什么不保存。这个功能是在内部管理还是外包，文档的方针对于确保列出的策略能够一致地应用到业务上去是至关重要的。它还可以作为基准文档发挥作用，衡量文档管理团队的成功，或者方针本身列出的标准或者目标，日后还可以供查看。

　　技术和存储

　　下一个阶段就是建立起来需要处理数据的基础架构，还有可以表示数据的格式，例如花费收条，或者大的建筑图纸是用黑色，白色，还是满色。企业需要提供纸质文件的存放场所，并且投资电子成像和存储空间。在这个领域内，文档设备的外包是很先进的，提供的技术通常也是访问的一部分。将纸质文档扫描并转换成电子图像需要加强，这样当出现丢失的时候，文档就可以尽可能清晰地复制了。采用合适的硬件和软件，对整个过程进行索引和管理，确保提供一个全面的文档管理系统。

　　数据捕捉也可以通过使用字符识别技术来得到增强，这种技术可以减少手工数据类似发票或者表格等信息所需要的人力。此类信息的发送成本也可以减低50%。通过将每份文档分类，企业可以对到来的文档划分优先级别，并且直接把它们送到合适的人员手中，减少管理的时间和存储空间。

　　补救

　　将电子文档直接集成到工作流当中，对于企业之间提供无缝的信息访问是至关重要的。电子文档可以作为中央信息交换器，存放在安全的网站或者内部系统中。快速查找和检索数据的能力在遵守法令法规和减少等待时间方面也是重要的。

　　客户服务越来越成为企业和竞争对手之间的关键差异。消费者信息的快速检索对于确保面对消费者的员工能够立即访问发送给消费者的准确信息从而回答问题方面是性命攸关的。例如，一个呼叫中心处理一位收到特价广告的消费者的查询的时候，如果他能够快速访问并且查看投递出去的特价信息，或者是发送给消费者时候的同样格式，他们就可以快速满意地做出响应。

　　审计

　　文档的常规审计是必需的，确保文档的任何错误管理或者破坏都降低到最低程度。我们必须在思想中接受这一点，被选中归档的数据都是有原因的，有极大的可能是对业务至关重要的。对纸质文档采用条形码技术可以帮助用户追踪和检索它的整个生命周期记录，让文档管理员可以追踪到最后一位用户。

　　安全

　　知道在那里安全的存放和管理个人信息时要记住的另外一个关键因素。在中心点存放电子文档后，可以建立不同的访问级别，只允许经过认证的成员检索敏感信息。

　　此外，将纸质文件转换为电子格式的任务也可以缓解风险，因为它可以远程备份，减少对纸质文件的依赖性。存储在一个安全的不在线的设备中，可以确保长期的硬拷贝记录的保存，从而防止火灾或者洪水的情况。重要的是，来往的邮件也可以通过X射线来避免意外邮件中出现的不明物质，无论是恶意的还是开玩笑，隔离威胁，避免那些对主要业务产生不可避免影响的down机时间。