深入探究电子邮件管理的意义

  现在恐怕很少有企业可以离开邮件系统而生存，但多数企业每天甚至要处理成千上万条信息，这也使得电子邮件成为管理者和CIO的重要工具之一。

    然而，这做起来要比说起来难得多。例如，从法律诉讼案件要求的电子发现，到对数月甚至数年之间的电子邮件进行归档和管理，用户不得不花费越来越多的精力来处理海量电子邮件。

    遗憾的是，不少厂商实际上让管理电子邮件对于用户来说越来越复杂。

    避免“雾里看花”

    我想很多人对EAM（电子邮件归档和管理）都持有不同的看法，看法上的差异实际上对技术购买者没有任何帮助。但是，即使是在基础层面上，所有EAM系统所能实现的功能也不尽相同。

    ·一些EAM系统专注于将电子邮件从邮件上进行迁移

    ·其他系统专门对电子邮件进行过滤，或者删除垃圾邮件、无用邮件

    ·还有一些系统专门创建或者保留某个邮件系统的副本，这样如果所有其他系统都发生故障的时候，这个系统就可以马上启动备份操作

    当然EAM划下了浓重的一笔。然而不考虑方式的话，几乎所有EAM系统都提供了多个标准功能特性。这些核心功能涉及电子邮件的方方面面。

    ·对电子邮件进行长期管理——有时长达几年时间，而不是邮件

    ·搜索和恢复电子邮件，不考虑其保存时间和保存状态

    ·针对那些包括业务关键信息的电子邮件制订保留策略

    ·当企业面对法规诉讼的时候，确保电子邮件是满足法规遵从的需求的。解决电子邮件因为归档或者转移而终止生命周期的问题

    过去几年，像微软、赛门铁克、Google、惠普和戴尔等大型厂商纷纷通过收购进军EAM市场。他们将这些推出托管或者预装解决方案的独立的小型厂商进行整合。EAM之所以吸引来这么多大型厂商主要是因为：

    。Exchange和Notes环境，当然还有Novell Groupwise都已经在倦容量方面达到了瓶颈。。很少有企业能够很好地控制住数据量的迅猛增长，即使在做的时候，结果也很糟糕

    这种业务难题对许多厂商来说正是他们的利润来源。具有讽刺意味的是，不少厂商出售的产品正是产生大量难以管理的电子邮件的根源。（微软、IBM、Google）。现在他们却向我们出售可以解决他们制造的麻烦的产品。

    当然，这些信息伏案例服务将会成为这些厂商的二次利润来源。因为，在可预见的未来，我们对通讯的以来将越来越强。总之，厂商们发现EAM市场极具吸引力，因此未来几年内他们将在产品研发上投入大量的资金。

考量你的选择

    归档、备份、监控、发现和策略管理仍然是相对独立的解决方案，并且每个都有自己特有的业务和技术推动因素。技术技术要素是类似、甚至是相同的，每位用户的需求和动机仍然有所不同。

    EAM是如此宽泛，可以渗透到用户企业中的方方面面，既包括技术部门，也包括业务部门。以下是几个通用的原则来检测管理者时候作出了正确的技术选择。

    ·为法律诉讼保留和法律发现要求做准备
    ·为了满足信息管理相关的法律或者法规遵从需求
    ·为了提高电子邮件环境（Exchange、Notes或者Groupwise）的性能
    ·为了减少邮件服务器上的数据量，省去购买更多许可的必要
    ·加强电子邮件系统的备份和灾难恢复功能
    ·更好地管理成本和存储需求

    我们总是能从市场中找到采用EAM技术的心里有，例如法规遵从。一般来说，销售和购买流程主要集中在系统管理和存储需求上。现在大多数企业都采用EAM来降低成本、控制信息负载。的确，数字信息迅猛增长的速度已经超出了我们所能控制的范围，EAM已经成为企业必须支出的一项成本，企业只需要在信息负载方面有所举措。