大量电子邮件给邮件服务器带来了严重的存储和性能问题。通常，作为长期保存时，邮件在邮件服务器之外的二级存储系统中索引和存档。如果今后需要邮件或者线程——通常用于应付诉讼事件——可以查询存档邮件的内容，找出相关数据。
目前，电子邮件广受欢迎，对存档工作产生重大影响。但是，并不是所有的邮件存档工具都具有同等功能。存档工具必须与邮件或数据系统衔接，而且对应用程序的性能不产生影响。你的公司应该事先制定数据保留策略，你也应该考虑索引和查找功能，以满足电子搜索的需求。邮件数量日益增长，邮件存档工具也需要同比增长。
无论谁要购买邮件存档工具，都要涉及这些问题。每种出售的工具都有自身的优势和强项。C2C公司的 Archive One针对Microsoft Exchange，而EMC公司的EmailXtender则针对Domino、Sendmail服务器以及Exchange。
回顾分层存储购置中碰到的问题，是不错的出发点。本节主要关注邮件存档工具的购买标准，包括一些操作规范，帮你比较各家供应商的产品，如CA、IBM、Mimosa Systems 、Symantec、Zantaz等等。
与现有软件的兼容性。邮件存档工具应该与你现有的邮件或数据库系统具有紧密的接合能力。问题在于有多少平台可以兼容，每个平台的兼容水平又如何。不打算改变邮件平台的小公司最好采用限制较少的邮件存档工具；而具有两个以上邮件/数据库系统的大公司则可以采用跨平台兼容工具，从中获益。举个例子，Waterford技术公司的MailMeter Archive支持Microsoft Exchange、 Lotus Domino、Ipswitch Imail 以及SQL Server和Oracle。相比之下，针对Microsoft Exchange Server的Mimosa NearPoint只支持Exchange的最近版本。
性能和扩展性。邮件存档工具对相关的应用程序会产生影响。针对Exchange的邮件存档工具会影响Exchange（以及用户）的性能。随着使用存档平台的用户越来越多、邮箱越来越多、对用户的存储限制越来越多，存档性能可能会逐渐降低。对于用户较少的企业而言，这可能不是个问题，但是对大型企业或者员工快速增加的企业而言，这就是个相当严重的问题。邮件存档管理员必须准确估计存档工具的性能影响和扩展性。前端实验室测验应该显示任何可能出现的性能和扩展问题。
利用现有的保留和删除策略。配置邮件存档工具都是为了保留和删除数据，但是在运行中选择最佳保留策略，几乎不可能实现。将现有的保留策略应用到存档工具中，比重新按需制定策略更加简单。公司现有的文件保留策略通常具有很好的起点。如果没有此类保留策略，与公司的主要股东以及精通法规遵从和搜索问题的法律顾问商讨，制定出保留策略。
存档需要足量存储。存档工具需要在别的服务器和存储阵列上进行存储。近线SATA存储能提供足够的性能，但是存档存储的实际数量取决于邮件消息的大小和数量。Mimosa等供应商认为，邮件存档存储的大小是Exchange服务器的三倍。如果有大量附件，就需要额外的存储资源。
存储需求应公司的保留策略而异。长期的保留策略和“诉讼保留”特性需要保存更多的邮件，从而满足存储需求。大多数存档产品包含压缩或数据重复删除等数据精简技术，能减少存储需求。一旦邮件存档供应商熟悉了你的邮件服务器环境和法规遵从需求，就能提供更好的服务。
评价具体产品的优势和特征。实际上，所有的邮件存档工具都具备熟练的数据存储和检索功能，因此你需要的是能满足具体需求的存档工具。有可能面临诉讼的公司选择的邮件存档工具应该能创建可扩展的元数据，具有强大的索引或电子搜索能力。如果需要优先考虑业务连续性或灾难恢复，你的存档工具就应该能实现远程复制。如果要满足小型存储需求，存档工具就应该具备重复删除数据技术。
数据重复删除技术很合适吗？重复删除已成为存档存储的基础，但是律师通常都需要完整的文件内容，不欢迎这种技术。在实施邮件（或其它系统）存档系统满足诉讼需求时，确保重复删除能解决法规遵从或法律问题。没有采用重复删除技术的存档系统价格非常昂贵。
软件维护和授许费用怎样？软件维护成本和年授许费用会大大增加邮件存档工具的成本，在购买之前估价时就应该将这些费用计算在总拥有成本（TCO）之内。例如GFI的MailArchiver针对Exchange，标准价为每个邮箱7.88美元（1000个邮箱的授许费用为7880美元）。但是，这种价格只包括三个月的升级和维护费用，每年还需服务费，约为购买价的20%。
本节包括下述邮件存档产品的详细规范：
C2C公司：Archive One
EMC公司： EmailXtender Archive Edition
Fortiva公司： Fortiva Archive
GFI软件公司： MailArchiver软件
IBM公司：CommonStore软件家族
MessageSolution公司：Enterprise Email Archiving Suite 4.0
Mimosa系统公司： NearPoint for Microsoft Exchange Server
Open Text公司：Email Archiving软件
Quest软件公司：Archive Manager
Sherpa软件公司： Archive Attender for Microsoft Exchange
Symantec公司：Enterprise Vault
Waterford技术公司：MailMeter Archive
Zantaz公司：Digital Safe
Zantaz公司：企业存档解决方案(EAS)
Zantaz公司：First Archive
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