ドキュメントの質を確実に上げる6つの文章作法（転載）

顧客に伝わる文書にするには、書き手の考えや意図、提示したい情報などを、正確かつ確実に読み手（顧客）に理解してもらえる文章を記述しなければなりません。今回から2回にわたって、顧客に伝わる文章を記述するためのポイントを紹介します。まず「分かりにくい例文」を取り上げてどこが分かりにくいのか解説し、その後に分かりやすい文章へと修正していきます。

■1つの事柄だけを伝える文章にする

　文章を記述する際の基本は、1つの文章で1つの内容（事柄、情報など）だけを伝えることです。1つの文章で多くの内容を伝えようとすると、長くて分かりにくい文章になってしまいます。以下の点を考慮して文章を記述します。

●文章を継続する表現を使わず、主語が1つだけの文章にする

　主語が1つだけの短い文章を組み合わせて、伝えたいことを表します。そのためには「～であり」「～しており」「～なので」や、助詞の「が」など、文章を継続する表現を使わないようにします。伝えたい内容が多いときには、こうした表現を使って文章を継続してしまいがちです。しかし、それは避けましょう。継続しようとする箇所で、句点を使って文章を区切ります。また、必要であれば接続詞を使って文章をスムーズに繋ぎます。

アプリケーションソフトとOSは異なる種類のソフトウェアであり、アプリケーションソフトは特定の実際的な仕事に使用するものであり、OSは基本ソフトと呼ばれるソフトウェアであり、アプリケーションソフトはOSがなければ使えない。

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アプリケーションソフトとOSは異なる種類のソフトウェアである。アプリケーションソフトは特定の実際の仕事に使用するソフトウェアである。一方、OSは基本ソフトと呼ばれるソフトウェアである。そして、アプリケーションソフトはOSがなければ使えないのである。

クラウドコンピューティング利用の流れが世界的に加速しており、クラウドコンピューティングの利用は中小企業やベンチャー企業にとってメリットが大きいのであるが、日本での利用は一部の企業にとどまっており、相当数の企業が重要データの秘密保持などの点に不安を持ち利用に二の足を踏んでいる。

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クラウドコンピューティング利用の流れが世界的に加速している。クラウドコンピューティングの利用は中小企業やベンチャー企業にとってメリットが大きい。しかし、日本での利用は一部の企業にとどまっている。これは、相当数の企業が重要データの秘密保持などの点に不安を持ち利用に二の足を踏んでいるからである。

このプロジェクトの仕事は、すでに稼働中の検索システムを基盤ソフト上に移行することであるが、移行作業そのものについてはクリアすべき技術的な課題はないが、担当者は既存のデータの扱いに関して幾つかの問題が生じると予測している。

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このプロジェクトの仕事は、すでに稼働中の検索システムを基盤ソフト上に移行することである。その際、移行作業そのものについてはクリアすべき技術的な課題はない。しかし、担当者は既存のデータの扱いに関して幾つかの問題が生じると予測している。

●修飾語を短くする

　多くの事柄を1つの文章で伝えようとして、語句や文節を組み合わせた「長い修飾語」を使ってしまうことがあります。しかし、それでは長いうえに分かりにくい文章になってしまいます。そこで、修飾語をできるだけ短くする工夫をします。例えば下記のように文章を分けて、修飾語と修飾される部分をそれぞれ1つの文章にします。

インターネット上の価格比較サイトと呼ばれるサイトで特定の商品の価格を比較できるサービスの利用者はますます増えている。

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インターネット上の価格比較サイトと呼ばれるサイトでは、特定の商品の価格を比較できます。このサービスの利用者はますます増えている。

■主語と述語の使い方に注意する

●述語を主語の近くに記述する

　述語は、できるだけ主語の近くに置きましょう。主語と述語が離れると、文章が非常に読みにくくなります。

利用者は、画面に“NG”の文字が表示されているときや装置右下のランプが点滅しているときには、システムを利用できません。

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画面に“NG”の文字が表示されているときや装置右下のランプが点滅しているときには、利用者はシステムを利用できません。

●主語を省略できるかできないかを判断する

　日本語の文章では、主語を省略した方が読みやすくなる場合があります。そのため、安易に主語を省略してしまいがちです。しかし、主語が省略できるのは、「すべての読み手が省略された主語を容易に推測できる」場合だけです。そうでない場合は、主語をきちんと記述しなければなりません。

この受発注システムは、VPNを使ってセキュリティを確保している。そのため、社外からでも安全にアクセスできる（2つ目の文章は主語がないため意味が分かりにくい）。

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この受発注システムは、VPNを使ってセキュリティを確保している。そのため、お客さまや取引先は、社外からでも安全にアクセスできる。

■否定形の使い方に注意する

　否定形の使い方にも注意しましょう。以下のようなパターンでは否定形を使わないようにします。

●条件節の後には肯定形を使う

　多くの人が、条件節（～したら、～すると）の後に否定形を組み合わせた文章をつい書いてしまいます。しかし、そのような文章は意味が曖昧（あいまい）になります。意味が明確な文章にするには、条件節の後に必ず肯定形を組み合わせます。

確認キーを押さないと、次のページには進めません。

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確認キーを押せば、次のページに進めます。

ユーザーIDとパスワードが登録されていないと、このサイトを利用できません。

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ユーザーIDとパスワードを登録すれば、このサイトを利用できます。

現在の条件のままで作業を進めた場合、期限までに完了できません。

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以下の条件を整えて作業を進めれば、期限までに完了できます（以下、条件を列挙する）。

●二重否定を使わない

　二重否定とは、1つの単文中で否定を2つ重ねた記述です。二重否定を使った文章で表す内容は、肯定形で記述できます。二重否定を使おうとしたときには、必ず肯定文に直しましょう。

状況を考えれば、その方法を選択しないわけにはいかない。

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状況を考えると、その方法を選択すべきである。

バグのないプログラムはない。

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プログラムには必ずバグがある。

●部分否定を使わない

　部分否定は、範囲を表す言葉と否定形の組み合わせです。部分否定を使った文章で表す内容も、二重否定の場合と同様に肯定形を使って記述できます。部分否定を使おうとする個所では、必ず肯定文にします。

すべての受講生がテストに合格したわけではない。

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一部の受講生はテストに不合格であった。

運用を開始してから1年間は問題が発生しなかった。

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1年目は正常に運用できた。2年目になると……（2年目以降の事実を記述）。

●「～のように」と否定形の組み合わせを使わない

　「～のように」の後に否定形を使った文章は、意味が分かりにくくなります。「～のように」と否定形の組み合わせを使わずに、伝えたい内容に合った表現をします。

A社が販売する製品は、B社が販売する製品のように摩耗しない。

　例えば上記の例文は、3つの意味に解釈できてしまいます。

1. A社の製品もB社の製品もどちらも摩耗しない
   
2. B社の製品は摩耗するがA社の製品は摩耗しない
   
3. A社の製品の摩耗はB社の製品の摩耗より小さい

　1．の意味なら：「両方とも」を含意する言葉（“も”“どちらも”など）を使います。

A社が販売する製品もB社が販売する製品も摩耗しない

　2．の意味なら：それぞれの製品について別の文章にすると分かりやすくなります。

B社が販売する製品は摩耗する。しかし、A社が販売する製品は摩耗しない。

　3．の意味なら：“比べる”“比較する”などを使うと分かりやすくなります。

A社が販売する製品もB社が販売する製品もある程度は摩耗する。しかし、A社が販売する製品はB社が販売する製品に比べて摩耗が小さい。

■能動態の文章にする

★コラムニスト募集中★
＠IT自分戦略研究所 エンジニアライフ

＠IT自分戦略研究所では、コラムニストを募集しています。ITエンジニアの方や、ITエンジニアに関わる人事・教育担当の方、歓迎いたします

　人間や組織（会社や団体、部署など）が主語になり得る文章は、できるだけ能動態で記述します。受動態の文章では、動作の責任が誰にあるのかがはっきりしません。そのため、意味が曖昧になります。一方、能動態の文章では、動作の責任が誰にあるのかがはっきり分かるため、文章の意味が明確になります。

この見積もりは妥当だと思われる。　（誰が思ったのか曖昧）

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この見積もりは妥当である。　（責任の主体は書き手と分かる）

不具合の検証において以下のような現象が確認された（誰が確認したのか不明） 。

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担当者は、不具合の検証において以下の現象を確認した。

■読点をうまく使うと意味が明確な文章になる

　読点（、）をうまく使うと、比較的簡単に意味の明確な文章を記述できます。読点の位置によって、文章の意味を決定できるのです。

このシステムは高速でデータを処理しながら利用者からの要求に対応する装置にコンテンツを配信する。

　上記の例文は、読点をうまく使うと意味が明確になります。

「システムが配信する」という意味の文章にしたいとき：

このシステムは、高速でデータを処理しながら利用者からの要求に対応する装置にコンテンツを配信する。

「システムが高速で配信する」という意味の文章にしたいとき：

このシステムは高速で、データを処理しながら利用者からの要求に対応する装置にコンテンツを配信する。

「システムが高速でデータを処理しながら配信する」という意味の文章にしたいとき：

このシステムは高速でデータを処理しながら、利用者からの要求に対応する装置にコンテンツを配信する。

■個条書きを使って分かりやすい文章にする

　事柄を並列的に記述する場合、個条書きを使うと読みやすく分かりやすい文章になります。1つひとつの事柄を順列に並べたのでは、冗長な文章になります。個条書きにすれば、並列の区切りがひと目で分かり、簡潔に表現できます。

商品を注文するには、インターネット上のホームページにアクセスして「注文ページ」で必要な項目を入力する、カタログに同封した申込用紙に記入して郵送する、カタログに同封した申込用紙に記入してファクシミリ送信する、注文センターに電話をかけ担当者に注文するといった方法がある。

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商品を注文する方法は以下のとおりである。

・インターネットのホームページにアクセスして「注文ページ」で必要な項目を入力する
・カタログに同封した申込用紙に記入して郵送する
・カタログに同封した申込用紙に記入してファクシミリ送信する
・注文センターに電話をかけ担当者に注文する　

　個条書きの順番に意味がある場合（重要度の順番、優先順位など）については、読み手が明確に解釈できるように、順番の意味を記述しておきましょう。

今回は開発期間が短いため、以下の機能を優先順位を付けて作成する。

（1）在庫管理
（2）顧客管理
（3）発注管理
（4）受注管理

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今回は開発期間が短いため、各機能に優先順位を付けて作成する。 優先順位の高い機能から低い機能の順に並べると、以下のようになる。

（1）在庫管理
（2）顧客管理
（3）発注管理
（4）受注管理

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