利用现代科学技术，提高工作效率

马朝友

 

          随着电脑的日益普及和网络技术的发展和应用，电脑和网络为人们在工作、学习、生活等各个方面提供了方便。电脑的功能由最初的仅用来打字扩展到既打字又进行管理，网络由最初的仅用于单向的上网浏览信息扩展到双向的信息交流及传递。利用电脑和网络实现办公电子化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，不断提高工作效率，已成为今后办公现代化的重要发展方向。
          一、利用现代科学技术办公的目的和意义
          利用电脑和网络进行办公也就是开展电子政务。他的目的和意义有以下几个方面：
          （一）推动职能转变。电子政务的实现离不开网络平台和信息技术的支持，而且有赖于信息基础设施、信息系统及相关软硬件技术的发展。从根本上说，电子政务是政府管理方式的革命，也是改变行政流程的一场革命。它意味着办公要突破传统的理念、职能及控制、运作模式，促进管理职能的转变，打破“金字塔”式的层层机构设置和管理体制上的“条块分割”，打通机构、部门之间以及与公众之间的沟通障碍，改变传统、落后的办公、办文方式。电子政务不仅是对外行政和内部管理的电子化，更重要的是借助电脑和网络，实现可公开信息资源的共享和动态更新，使得公众可以通过不同的渠道获取信息与服务。
          （二）提高工作成效。电子政务系统通过公务电子化，公开办公流程，公众通过网络快捷方便、及时准确地了解相关单位的机构组成、职能、办事规则、相关的政策、法规和其他重要信息，使公众及其个人在足不出户的情况下获得服务，大大提高了工作成效和公众的满意度。
          （三）实现资源共享。发展电子政务，可以把一定区域乃至全国的本系统连接在一起，使信息、知识、人力及创新的方法，管理制度、管理方式、管理理念等各种资源，真正实现共享，提高包括信息资源在内的各种资源的利用率。
          （四）降低办公成本。系统内部办公自动化技术的普遍应用、政府部门之间跨部门或跨地区的电子作业、公务活动的连线办公，使用电子邮递、电子公文处理等，都可以大大减少办公费用和公文处理费用，节约大量的人力、财力、物力，减少相应的开支，降低管理成本。
          （五）促进政务公开和廉政建设。在传统的公务中，由于公众不能随时随地了解单位的办事程序和有关政策，常常“跑断腿”；单位工作人员为了应付公众不断重复提出的问题，常常“磨破嘴”，甚至由于政务不公开而产生腐败。电子政务规范办事流程，公开办事规则，同时，对行使权力的过程进行监督，杜绝滋生腐败的“暗箱操作”，有利于增强工作的透明度，促进廉政建设。
          （六）加快民主政治建设进程。电子政务运用网络技术在“官”与“民”之间架起一座电子桥梁，给公民广泛参与政治提供了可能性，提供了真实、公开的信息环境，电子政务为公民参与民主化进程，参与政务管理和对社会事务进行监督等提供了有效的技术手段和制度保证，从而大大提高了公众参政议政的广度和深度。比如，在网上公布重大决定，开展决策讨论，听取公众意见，这既体现了民主，也保证了决策的科学性和有效性。
           二、具体做法
           电子政务是凭借计算机技术、现代通讯技术等高新技术在安全可靠的网络平台上全方位行使管理职能、开展政务的活动，它的实现离不开网络平台和和信息技术的支持，而且有赖于信息基础设施、信息系统及相关软硬件技术的发展。说通俗一点，电子政务的开展需要建设网站和内部系统的电子政务系统技术。它需要一定的技术和懂技术的人才，才能实现。从我州目前的情况来看，在人大系统要开展电子政务活动还有一定难度。但因开展电子政务所需要的硬件设施，如电脑等已配置有，可以开展一些基本的单项业务。比如，在各县市人大常委会开设电子邮箱，通过电子邮箱实现信息的网络传输、交流、共享等。
电子邮箱业务是一种基于计算机和通信网的信息传递业务，是利用网络来传递和存储信息，为用户提供传送电子信函、文件、传真、图象和语音等各种类型的信息。电子邮件最大的特点是，人们可以在任何地方任何时间收、发信件，解决了时空的限制，大大提高了工作效率，为办公自动化提供了很大便利。开通电子邮箱后，我们就可以通过邮箱发送电子邮件，电子邮件（E-mail，中文普遍称为“伊妹儿”）是英特网应用最广的服务，通过网络的电子邮件系统，您可以用非常低廉的价格（用免费邮箱收发不需要付费），以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地）,与世界上任何一个角落的网络用户联络系，这是任何传统的方式也无法相比的。
           正是由于电子邮件的使用简易、投递迅速、收费低廉、易于保存、全球畅通无阻，使得电子邮件被广泛地应用，它使人们的交流方式得到了极大的改变。比如，我们往州人大常委会政研室送一条信息，过去我们的做法有两种，一是发传真，二是通过邮局寄发纸质邮件。无论是哪种方式，政研室在收到信息后，都要有一个把信息又录入电脑的环节。特别是纸质邮件，寄送还有一个时间的问题，影响了信息的时效。但我们用电子邮件发信息，只需把信息下载在本地的电脑上后就可以修改和使用，不存在录入这一环节。就这一项工作来讲，我们可以得到几个好处：一是避免重复劳动，节省人力；二是传递及时，节省时间，提高时效；三是通过网络传递，不发生传输费用，节省开支。同样的道理，我们可以用电子邮件来发送电报、材料、图片，当然这些都要要求是没有秘级的。比如用传统的传真机发电报，接收和传真纸上除了有文字处，还有我们用不着的其它数字和符号信息，从美观的角度来讲，是很难看的，如果要复印多份的话，就更难看了。用电子邮件发，就可以解决这些问题。再如，往州人大常委会发一份材料，如果州人大常委会要使用全文或某一段文字时，还要得录入电脑，非常麻烦，如果用电子邮件，就可以直接调用，不需要投入录入劳动。再如表格类，用电子邮件传，直接可以调用，便于填写和汇总。另外，各县市间也可以互相传送动态工作信息，调出来打印后在单位上传阅，使相互间了解彼此间的工作情况，交流工作经验。凡此种种，都说明了用电子邮件传送信息，可以提高时效，降低成本。
          因此，开通电子邮箱是有必要的。开通的方法也很简单。只要上网申请就可以了。目前，开展邮箱业务的网站很多，随便到有邮箱业务的网站上申请即可，比如，网易、搜孤、新浪等等，这些网站的邮箱既有收费的，也有免费的，只要申请一个免费的就可以用了。邮箱开通后，要形成定时开箱的制度，比如，在上班时和下班时打开，看看有没有邮件，如果有要及时下载处理。
          三、措施和对策
         （一）提高认识，加强领导。任何一件事情，如果领导不重视，认识不到位，都是无法落实的。电子政务也是一样，如果领导不重视，大家都没有认识到位，那么电子政务就只能是挂在嘴上，无法实现；或是实施电子政务仅仅是一种形式，就“电子”而搞“电子”，而没有开展政务，都是不行的。所以，领导重视和思想认识到位很重要，特别是观念上的转变更为重要。
         （二）加大投入，筑牢基础。开展电子政务最基本的要求就是要有硬件设施，所以没有配置电脑的，要尽快配置；没有连网的要尽快连网，为开展电子政务提供基础条件。
         （三）加强培训，提高技能。开展电子政务需要有具备一定的电脑操作技能和网络技术的人才，所以，要通过一定的形式开展培训，使大家都掌握基本的电脑操作技能和网络知识，使人人都会开展电子政务，特别是直接处理电子政务的工作人员要重点培训，使熟练操作。
          总之，电子政务是信息时代网络技术发展的必然产物，是管理方式的革命，对管理方式将产重大而深远的影响。它不仅表现为管理工具的创新、工作效能的提高、管理成本的降低，而且势必改变管理观念、管理结构和管理方式。从全球来看，利用现代科学技术，推进办公自动化、网络化、电子化，提高工作效率是大势所趋，是今后办公现化代的发展方向，我们要适应这种方式。