一、生成目录
1.首先对要显示在目录中的标题应用标题样式(具体方法是将鼠标置于将要生成目录的项目之前,然后点击格式菜单中的“样式与格式”,这样在普通视图的右边就出现了一个“格式与样式”的栏目,你可以用鼠标选定其中的“标题1”、 “ 标题2”、“ 标题3”等标题格式,注:这里的“标题1”就是要生成的目录的一级目录,类推“标题2”就是要生成的目录的二级目录……)----这里括号中的内容是我自己试验出来的。
2.把光标定位到要建立目录的位置,目录一般位于文档的开始。
3.执行“插入”→“索引和目录”→“目录”选项卡。
4.“页码”、“制表符”、“格式”等的设置和建立索引相同,不再赘述。在显示级别框中设置要显示的目录级别数(默认为3),如本例使用了三级标题样式,要显示三级目录,就要将其设为“3”,也可以单击“选项”按钮,在“目录选项”对话框中手动设置。
5.要改变目录的显示效果,可单击“更改”按钮,打开“样式”对话框,其中,目录1管理一级目录,依次类推。选择要改变效果的目录级别,单击“修改”分别进行设置。设置完毕后单击“确定”返回“样式”对话框。
6.单击“确定”按钮,返回“索引和目录”对话框,单击“确定”,目录即插入指定位置。
提示:单击目录条目或页码,可以直接跳转它所对应的标题。
二、更新目录
Word是以域的形式创建目录的,如果文档中的页码或者标题发生了变化,就需要更新目录,使它与文档的内容保持一致。在目录上单击鼠标右键,选择“更新域”即可。也可以选择目录后,按下F9键更新域。
如果想改变目录的显示格式,可以重新执行创建目录的操作,最后,会弹出一个对话框,询问是否要替换所选目录,选择“是”即可替换。或:在 Word 中创建目录要执行两个步骤。
第一步是标记要让 Word 包括在目录中的文本。 第二步是创建目录。
标记文本
使用下列任一种方法将自定义样式应用于文本。
方法 1:使用菜单
1. 选择要包括在目录中的文本。
2. 在格式菜单上,单击样式和格式。
3. 在样式和格式任务窗格中,单击一种自定义样式,以将该样式用于要显示在目录中的项。
方法 2:使用工具栏
? 如果文本已存在于文档中,则选择要用于目录中的文本。在格式工具栏上,单击样式列表箭头,然后选择要使用的自定义样式。
-或者-
? 如果您正在创建文档,可从格式工具栏上的样式列表中选择要使用的自定义样式。键入要包括在目录中的文本。 插入一个段落标记,然后使用样式列表返回在文档的正文中所使用的样式。
创建目录
1. 将插入点定位在希望目录显示的位置。
2. 在插入菜单上,指向引用,然后单击“索引和目录”。
3. 选择目录选项卡。
4. 在格式列表中,选择要使用的格式。
5. 单击选项。 文档中所使用的所有样式的列表将显示在可用样式下。
6. 记住用来标记文本的样式。 在目录级别栏中,键入所需的级别编号。一般情况下,此编号为 1。
备注:若要删除标题样式(标题 1、标题 2 等等),可在目录级别栏中删除编号。这会删除样式名左侧的选中标记。
7. 单击确定两次。或:如果要插入目录,请单击“插入”菜单,指向“引用”→“索引和目录”,出现“索引和目录”的画面,点击“目录”标签,倘若直接按下“确定”按钮,则会以黑体字提示“错误!未找到目录项”。
目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此,要想自动显示目录,必先定义目录项。
目录项的定义很简单,点击“视图”→“大纲”切换至大纲模式,如下图所示,大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚,选定文章标题,将之定义为“1级”,接着依次选定需要设置为目录项的文字,将之逐一定义为“2级”。当然,若有必要,可继续定义“3级”目录项。
定义完毕,点击“视图”→“页面”回至页面模式,将光标插入文档中欲创建目录处,再次执行“插入”→“引用”→“索引和目录”,出现“索引和目录”画面,点击“目录”标签
上面一共只定义了二个级别的目录项,因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择,前者的作用是自动显示目录项所在的页面,后者的作用是为了显示美观。“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号,可下拉选择;此外,有多种目录显示格式可供选择,下拉“格式”就可以看到了。
最后点“确定”,如图所示,目录就这样生成了,包括页码都自动显示出来了。按住Ctrl键,点击某目录项,当前页面自动跳转至该目录项所在的页码
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