答辩秘书M
要答辩的博士生B
到目前为止结束的工作，给现在正在做答辩秘书的人一个参考
学位办的电话：3602929 3606542 方老师
教学秘书的电话：…………
表格的下载均在
这些工作作为参考，可以适当由M和B分工合作
一、前期的准备工作
1、B撰写好博士论文给老板修改
2、B向学位办索要博士学位申请书
B填好博士学位申请书交给M（成绩不要填写），可以打印帖上去，但
是打印稿签字的时候需要注意：打印稿和表格上要各有一半签字；
博士学位申请书一般找人写评语之前一般要自己拟稿，然后给相应的
人修改后填写或者签字，例如导师对论文的评语
3、B填好博士论文自评表：自评表是一个比较重要的表格，因为审稿人的
意见很多都是参考你的自评表的，一般建议文章的创新点为五点、不足
之处为最多三点，千锤百炼，交给老板审核之后打印八份左右。
4、M向教学干事索要B的培养计划，并询问需要增补填写什么内容，然后完成
5、M向教学干事索要B的打印成绩单四分，然后M把成绩单帖在博士学位申请
书和研究生培养计划上，其中博士学位申请书的两分表格需要找教学干事、
学位点负责人、学位分委员会负责人在成绩单上签字
6、M向教学干事确认B的考试委员会的成员，然后填写博士学位申请书中的博
士学位课程考试情况。按照预定的考试委员会主席或者随便找一个成员签
字
二、论文的送审
1、M向老板确认审稿人（一般是五名），由老板给出联系方式或者M通过各种
途径获得。最好能得到：
a、手机（经验告诉我，一些老板总是不开机的）、家里电话
b、email（有些老板收mail很勤快）
c、办公室电话
之后M需要确认（一般是打电话）：
a、是否同意在大约一个月之内审完稿
b、是否正在出差或者可能耽误审稿
c、详细的通讯地址，可以寄到东西的地址
此间可能出现反复需要换人等，最终确认五个人以后，M填写好评阅人组
成审核表，由M找到B的老板、学位点负责人签字
2、M电话学位办，确认M去学位办办理送审事宜（比如要哪些材料、需要几本论
文等等），那边同意以后，一般情况下，M带着下列东西：博士学位申请书
（2份）、博士论文（5～7份）、评阅人组成审核表、自评表（和博士论文数
量一样多）、所有评阅人的联系地址、邮政编码，去学位办办理，一般时间
是半个小时
学位办会让M填写评阅书的封面，还有每个信封（学位办提供的大信封）里
装一本论文、一份评阅书、一份自评表，然后封好信封、填好地址
办理完毕以后，学位办会把其他的材料还给M保存。
3、之后就是漫长的等待过程，大约20多天，M可以委婉询问审稿人的情况，就是
确认其进度，但是不要给人催的感觉（虽然实际上就是催），20天以后，其
间可以大约每两天给学位办（或者看实际情况）询问学位办有几分审稿意见
回来了，是否可以组织答辩了。
4、OK，所有的评阅人的意见都已经到了学位办
5、M可以去学位办领回评阅书和答辩情况表（也可以在下列步骤1之后）
三、答辩的组织
1、M向老板确认答辩委员会的组成成员，原则上答辩委员会和评阅人至少要有一
个人不同，那么这个工作和联系评阅人一样麻烦，关键是M要确定一个大概的
时间段，比如我这次就是确定在4.26～4.30之间，然后联系各位老师，问其
期间是否有空参加，可以的话哪些时候不方便的需要协调，期间可能出现实质
冲突需要换人的，最后将终定五个人综合考虑，确定大致时间以后和老板敲定；
2、M填写好答辩委员会组成审核表，找老板签字、学位点负责人签字
3、M带着答辩委员会组成审核表去学位办（领取评阅书和答辩情况表）、表决票，
即可以组织答辩
4、确定时间、确定地点
5、M联系答辩委员会成员，是否需要接送，对于接的事宜，由M确定接的路线、
时间等，由系里联系校车队（一般在答辩前三天确认）
对于送回去，如果有较远的老师要来，他说要送回去的话，M就要和司机确认，
如果说回去不要送的话，我们一般的做法是首先确认差不多打的多少钱，比
如去科技岛大约就要20多，那么你送他出校门的时候 找到的士，给出租车司
机30元（要富余），找钱就给那老板
6、M向各位答辩委员会委员发送邀请函（这个是礼貌起见）
7、M向教学干事索取发放酬金领款表，并且询问她如何填写，填完以后向其索取
指标卡和领款表，由系主任签字以后到财务去领钱。一般的技巧是首先填写好
领款表，然后复印一份，首先随便找人模拟各位老板签名，之后拿着这个伪造
的表去财务领钱，而后实际发钱的时候，你就让各位老板在复印的表格上签字，
这样就可以节省一次去财务。那么把钱按照人名封装到信封里，答辩的时候送
出。（这个里面有点技巧，呵呵，来不及了，补充的时候写）
8、制作海报、张贴
四、答辩会
1、在答辩前两天要对各位委员作确认，前一天晚上最终确认，一般是电话、email
等、以免节外生枝，最好脸皮厚一些了:)出现意外请及时和老板联系
2、确认好地方、调试好设备、准备好茶水（如果比较高档，还可以来些水果等等）
、
拿好钥匙
3、最重要的是M要给答辩委员会的最终决议草拟一个稿子，然后最后是由委员会修
改并且颁布的，切记！这个草稿给老板审核，然后打印多份（一般是7）
4、答辩当天，接好人，而后让其在答辩情况表上签字、发放酬金，让其在领款表上
签字，发放表决票，并且给每位老师倒茶等，还要给每位老师准备几张白纸以便
记录。
5、答辩开始，B陈述完毕；
6、提问环节，秘书要记录问题以及回答，一定要快，以便整理；
7、答辩会中断，答辩者和观众回避，老板、秘书和答辩委员会，由老板介绍B学生
8、老板回避，由答辩委员会合议草稿，修改，得到最终的决议，并表决，M让主席
在答辩情况表上签字
9、老板、B等回来，主席宣布最后结果
10、其中最重要的是M需要收回表决票和主席手上的修改决议手稿（上面要签字），
这个是要存档的，而答辩情况表的决议是由秘书填写的
11、整理问题以及决议，填写
现在就想到和做到这么多了，希望对大家有些帮助