如何解决信息过载问题

我们生活在“24/7”的文化氛围中，所以同时处理多个任务并非只是赶时髦，这只是基本需要。 相当数量的人群会在开车时写短信或打电话，在开会时记录待办事项或者在打电话时阅读电子邮件。 我们忙于处理的任务越多，我们生活中的内容就越多，我们就会感觉自己更有效率。

但我们确实搞定了一切，还是仅仅完成了每件事的一部分？ 我们每天是不是一刻不停地忙于处理过多事务，而且正在失去深入研究任何问题的能力？ 我们是不是需要不断收到各种数据，才会认为自己生活得很充实？

疲于应对海量数据

大 量消息从各个渠道接踵而至，我们都疲于应对海量数据。 办公室工作人员平均每天收到 150 封以上电子邮件，更不用说同事和好友会给您的手机和座机打电话和发送传真、SMS 和即时消息。 我们的注意力始终放在各类电子设备的鸣叫声和铃声上。 在办公场所这特别让人分神，确实会导致我们无法顺利完成工作，甚至会导致与压力相关的健康问题。

许多工作人员开始认识到，不断出现的干扰 和让他们分神的问题会导致他们无法集中精力完成工作。 我们的大脑需要一段时间，才能从一项任务中脱离，同时将注意力完全转换到新任务上： 事实上，我们一旦停止处理某项任务，平均需要半小时才能重新开始处理它。 从长期看，信息过载确实会导致我们无法集中精力并进行深入思考。

找到问题

实际上，问题的原因并不是信息过多： 而是在于我们处理信息的方法。 我们需要管理需求，然后相应地分配时间，让自己能够集中精力并充分利用收到的信息。 下面是几个有用的技巧：

• 确定优先顺序。 开始工作之前，投入一定时间找出确实需要完成的任务，然后从最困难的任务开始，一次完成一项任务。 不要试图中途去完成“快速而简单”的任务； 每次改换任务，您的大脑都需要重新集中注意力。
  
  
• 专心工作。 训练您自己一次完成一项任务。 选择要处理的任务，然后完全专心地正确完成它。 打消处理多项任务的念头； 要重视质量而不是数量。 组织好时间，中间要休息，呼吸新鲜空气并恢复注意力。
  
  
• 关机。 不要随时关注提示音！ 当您需要工作时，关闭电子邮件和即时消息，然后将电话转到语音邮件。 确定什么时间最适合查看收件箱。 您可以分配两段时间来处理这项任务，上午和下午各一次； 重要的是打消中间去查看邮件的念头。 告诉身边的人您为了完成工作做出的新决定，他们会习惯的。
  
  
• 尽可能简练。 在书写电子邮件时，强迫自己尽可能简练。 最好不超过 5 句话。 深思熟虑： 不要发送内容只有“谢谢！”或“很好！”等内容的信息/多余邮件，以避免您同事的邮箱过载。 尽可能减少发送的邮件数量，而且保证信息与您所处理的任务相关。

请记住： 当您发送邮件时，可能会中断某个人的工作。 确保这样做值得！