17个Outlook高级技巧

   1.收发HTTP类邮件
　　　

　　Outlook XP可以收发HTTP类(例如Hotmail)邮件，现在你不必打开浏览器连接到Web邮件服务器就可以收发HTTP类邮件了，只要将HTTP邮件服务器(例如Hotmail)账户添加到Outlook XP中，就可以用它来收发、管理这类邮件。方法是：

　　　

　　在Outlook XP中点击“工具/电子邮件账户”，选择“查看或更改现有电子邮件账户”，在电子邮件账户窗口中按“添加”按钮，然后选择“HTTP”连接到HTTP电子邮件服务器，在弹出的窗口中设置用户名、密码、HTTP服务器地址等(见图1)。

　　　 

　　以后如果你用Outlook XP来发HTTP邮件，就会收到一封确认信，表示邮件地址所在的服务器收到了你的邮件。你还可以要求服务器发送阅读确认信。这样，你就能知道收件人有没有读过你的邮件。

　　　

　　2.快速接收邮件

　　　

　　Outlook XP与Foxmail类似，能够让你先下载邮件标题，了解邮件的大致内容，然后再决定是否把信全部收下来，如果你的网速比较慢，利用该功能即可快速地接收邮件。

　　　

　　快速接收邮件的方法是：先接收所有邮件的标题，然后为每个邮件添加下载标记，最后按照标记进行处理，下载邮件的全部内容，或者从账户中删除邮件。

　　　

　　接收所有邮件的标题：单击“工具/发送与接收/处理标题/下载标题”，如果选择“所有账户”则把所有账户的邮件标题接收下来，如果选择某个账户则只下载该账户中的邮件标题。

　　　

　　添加/取消邮件下载标记：下载了邮件标题之后，在“添加/取消邮件下载标记”子菜单中，可以为每个邮件添加拟下载、拟下载邮件副本、删除标记，或者取消标记。其中拟下载标记是指要从账户中下载该邮件，并把该邮件从账户中删除；拟下载邮件副本是指下载该邮件，并在账户中保留之；删除标记是指从账户中删除该邮件。

　　　

　　按照标记进行处理：在子菜单“处理标记的标题”中，如选择“所有账户”则对所有账户的邮件标记进行处理、下载或删除邮件，如选择某个账户则只处理该账户中的邮件标记、下载或删除邮件。

　　　

　　3.轻松接收IMAP邮件

　　　

　　Outlook XP能够接收IMAP邮件，方法是：单击“工具/发送和接收/更新文件夹列表”，下载IMAP文件列表；然后点击“工具/发送和接收/处理标题/下载标题”，单击列表中的IMAP账户，手动下载IMAP文件夹中的标题；在“收件箱”中右击“标题”，单击快捷菜单上的“标记为下载邮件”，或者按Delete打上删除邮件的标记，给每个邮件打上下载或删除的标记；最后根据标记对邮件进行处理：单击“工具/发送/接收设置/定义发送/接收组”，单击某个包含IMAP账户的组，再单击“编辑/账户/您的IMAP账户”，在列表中，选中检查邮件时要包括的每个文件夹旁的复选框，选择了每个文件夹后，单击“下载包含附件在内的整个项目”。

　　　

　　4.撤回已发送的邮件

　　　

　　如果邮件的收件人尚未阅读邮件或将邮件从其“收件箱”中移出，就可以撤回已发送的邮件。方法是：在“已发送的邮件”文件夹中，打开要撤回的邮件，在“动作”菜单上，单击“撤回该邮件”，然后选择“删除该邮件的未读副本”(见图2)，若要接收有关对每个收件人的撤回是否成功的通知，请选中“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”复选框。

　　　

　　5.邮件送达或阅读后获得通知

　　　

　　要对所有邮件都获得通知，可以这样做：在“工具”菜单上，单击“选项”，单击“电子邮件选项”，单击“跟踪选项”，选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

　　　

　　对单个邮件获得通知：在邮件中，单击“选项”，在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

　　　

　　6.发送邮件而不显示收件人名称

　　　

　　当你向某人发送邮件时，如果希望邮件的其他收件人看不见该收件人的姓名，可以这样：在邮件中单击“收件人”，在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入名称或单击“查找”，在“名称”列表中单击姓名，再单击“密件抄送”，单击“发送”。

　　7.使用邮箱清除工具

　　　

 邮箱清除工具可以显示邮箱空间和其中每个文件夹的大小，或者把旧项目自动存档到存档文件中，还可以根据文件的大小或日期来查找邮件，以便用户删除、移动这些邮件来腾出空间。

　　　

　　查看邮箱大小的方法：单击菜单“工具/邮箱清除”，会弹出一个窗口，在其中点击“查看邮箱的大小”左边的“单击此处”按钮即可。

　　　

　　查找符合某条件的项目：在邮箱清除窗口中(见图3)，选择“查找早于XX天的项目”、输入XX天数，然后按“查找”可以找出早于XX天的项目，选择“查找大于XX KB的项目”则可以找出超过某个大小的项目。

　　自动存档：在“邮箱清除”窗口中还可以自动存档，把旧项目移到本机的存档文件。

　　　

　　“已删除邮件”文件夹的管理：在“邮箱清除”中，按“清空”将永久删除“已删除邮件”文件夹中的项目；按“单击此处”则查看“已删除的邮件”文件夹的大小。

　　　

　　8.给邮件添加提醒

　　　

　　双击邮件，单击“后续标志”按钮，在“标志”框中，选择所需的标记(例如“请答复”等)或键入个人标记，在“到期时间”框中，输入日期和时间。以后到期后，该邮件的后续标志将变成红色，提醒你要进行后续工作。

　　　

　　9.自动处理垃圾邮件

　　　

　　相信大家一定都收到过无数的垃圾邮件，我们可以用Outlook来处理掉它们，方法如下：

　　　

　　(1)引导垃圾和成人内容邮件

　　　

　　在Outlook主面板上，单击“收信箱”文件夹，选择常用工具栏中“组织”按钮，打开“组织收件箱”窗口，单击“垃圾邮件”选项，第一行选为“将垃圾邮件自动‘移动’到垃圾邮件”。为垃圾邮件和成人内容邮件着色，在第一个下拉列表框中选择“着色”，在第二个下拉列表框中选择该类邮件的颜色(见图4)；然后单击“请单击此处”链接，可修改垃圾邮件规则以及下载更新的筛选程序，单击“打开”按钮，可将邮件移动到选中的文件夹。如果没有“垃圾邮件文件夹”Outlook会询问是否创建，根据需要选择是或否。“垃圾邮件”文件夹将被自动添加到面板上。最后关闭对话框即可。

　　　 

　　(2)管理垃圾和成人内容发件人列表

　　　

　　单击“收件箱”，显示“收件箱”文件夹，单击常用工具栏上组织按钮，打开“组织收件箱”对话框，单击“垃圾邮件”，再单击“请单击此处”，单击“编辑垃圾邮件发件人”，打开“编辑垃圾邮件发件人”对话框，单击“添加”按钮即可添加一个电子邮件地址，“编辑”可对选中的地址进行编辑，最后确定即可(更详细内容请参见本刊2005年第3期“据垃圾邮件于门外”一文)。

　　　

　　10.制作个性化邮件

　　　

　　为了使发出的邮件更加生动，你可以使用各种信纸，或者定义自己的信纸，来制作个性化邮件。

　　　

　　使用信纸：单击“动作/新邮件使用”命令，选择“其它信纸”，可在后来出现“信纸”列表框中选择所需的信纸，“信纸”列表框下是“预览”框，可在其窗口中看到信纸的图案。

　　　

　　如果你想每次都用同样的信纸，可设置该信纸为默认信纸。具体方法为：进入“工具/选项/邮件格式”，在“信纸与字体”中“以该邮件格式发送”的列表中选择HTML格式，然后在“默认情况下使用该信纸”的下拉列表框中选择已提供的信纸。设置默认信纸后，我们可以在“动作/新邮件使用”命令里选择“无标题”选项，这样你的邮件的信纸就会变成默认的信纸了。

　　　

　　自定义信纸：选择“工具/选项”命令，单击“邮件格式”选项卡，在“信纸与字体”栏单击“信纸选取器”按钮，单击“新建”，创建一个新的信纸文件，后面我们就可以按提示的步骤设置该信纸了。

　　11.在日历中安排邮件回复

　　　

　　如果你没有时间立即回复收到的邮件，可以方便地将其添加到日历中，安排以后来回复该邮件，当到达该邮件的回复时间时，Outlook将自动通知你。

　　　

　　设置方法如下：

　　　

　　将该邮件从收件箱拖放到Outlook栏上的日历图标或日历文件夹中，即创建一个新约会(见图5)；输入该邮件的回复日期和时间，指定需要的任意其他选项(例如邮件的正文将自动添加到约会)；单击“保存”并关闭，将该约会添加到日历中。


　　12.在Outlook XP中启用即时消息

　　　

　　即时消息在Outlook XP中是默认启用的，如果即时消息被禁用，可以这样操作：在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“其他”选项卡，在“即时消息”之下，选中“启用Microsoft Outlook‘即时消息’”复选框。

　　　

　　13.在Outlook XP中发送即时消息

　　　

　　当已登录到“即时消息”的用户，发来邮件时，Outlook XP信息栏就会显示该用户的联机状态。如果此人正在联机工作，就可以向对方发送即时消息，方法是：单击“信息栏”，撰写邮件，然后单击“发送”。

　　　

　　14.制定会议安排

　　　

 经常或定期要做的事情，只需在日历上设置一次，Outlook就会每次按时提醒你，操作方法：选择“Outlook快捷方式”中的“日历”进入日历，如果要安排某天的约会，只需在月历栏中选中日期，然后日期就会出现在左边的日期栏里，这时用鼠标左键拖动，选择约会开始和结束的时间，选定后单击右键，选择“新建约会”，在新窗口中填入主题和地点等信息即可。

　　　

　　如果在菜单中选择“新定期会议”，就可以建立一个定期的会议安排“提醒”：在“约会周期”的选项里，设置会议的开始和结束时间，如果是周会则把“定期模式”设定为“按周”，再选定周期和周数即可。

　　　

　　15.发送会议安排

　　　

　　会议安排制定好以后，需要通知每个与会者，难道还是用跑的方式一个个去通知吗？就算你用邮件列表，也没有我方便：只要在会议要求窗口内选择“计划”标签，点击“添加其他人”按钮，从通讯录中提取要参加会议者的名单，最后按发送工具栏上的“发送”即可。

　　　

　　16.安排明天任务

　　　

　　Outlook XP的任务功能，可以把今后要完成的工作项目，井井有条地安排好，到时候它会提醒你，并且帮你记录当前任务的完成进度，了解以后还有多少工作要做，方法是：

　　　

　　在“Outlook快捷方式”中单击“任务”，双击任务栏的空白处添加一条新的任务；输入任务的主题，估计开始和截止的时间，还有任务的概要；将“提醒”选项打钩设置“提醒”的日期和时间，单击右侧的小喇叭图标，选择“提醒”播放的声音。这样以后当任务开始时，就可以选择任务完成的状态和完成度了。

　　　

　　17.快捷方便的记事便笺

　　　

　　便笺可以方便地让你记录任何零零碎碎的信息，并加以分类。使用方法：在Outlook XP中单击“便笺”，按下“Ctrl+N”可以建立一条便笺，在便笺上输入你要记录的信息，任何文本信息都可以；接下来给它分类，在便笺左上角的小图标上点鼠标左键，弹出便笺的属性菜单(见图6)，选择“颜色”改变便笺的颜色以示区别，选择“类别”可以制定便笺的详细类别、甚至可以自己制定类别的名称；选择”联系人”可以将你的便笺发给你的同事；最后关闭便笺，它会自动存盘并以便笺的第一行作为标题，非常好找。