通常在Linux系统中，用户的关键信息被存放在系统的/etc/passwd文件中，系统的每一个合法用户账号对应于该文件中的一行记录。这行记录定义了每个用户账号的属性。下面是一个passwd文件的示例(部分摘录)：
root:x:0:0:root:/root:/bin/bash
bin:x:1:1:bin:/bin:/sbin/nologin
daemon:x:2:2:daemon:/sbin:/sbin/nologin
......
desktop:x:80:80:desktop:/var/lib/menu/kde:/sbin/nologin
mengqc:x:500:500:mengqc:/home/mengqc:/bin/bash
在该文件中，每一行用户记录的各个数据段用“：”分隔，分别定义了用户的各方面属性。各个字段的顺序和含义如下：
注册名：口令：用户标识号：组标识号：用户名：用户主目录：命令解释程序
(1)注册名(login_name)：用于区分不同的用户。在同一系统中注册名是惟一的。在很多系统上，该字段被限制在8个字符(字母或数字)的长度之内；并且要注意，通常在Linux系统中对字母大小写是敏感的。这与MSDOS/Windows是不一样的。
(2)口令(passwd)：系统用口令来验证用户的合法性。超级用户root或某些高级用户可以使用系统命令passwd来更改系统中所有用户的口令，普通用户也可以在登录系统后使用passwd命令来更改自己的口令。
现在的Unix/Linux系统中，口令不再直接保存在passwd文件中，通常将passwd文件中的口令字段使用一个“x”来代替，将/etc/shadow作为真正的口令文件，用于保存包括个人口令在内的数据。当然shadow文件是不能被普通用户读取的，只有超级用户才有权读取。
此外，需要注意的是，如果passwd字段中的第一个字符是“*”的话，那么，就表示该账号被查封了，系统不允许持有该账号的用户登录。
(3)用户标识号(UID)：UID是一个数值，是Linux系统中惟一的用户标识，用于区别不同的用户。在系统内部管理进程和文件保护时使用UID字段。在Linux系统中，注册名和UID都可以用于标识用户，只不过对于系统来说UID更为重要；而对于用户来说注册名使用起来更方便。在某些特定目的下，系统中可以存在多个拥有不同注册名、但UID相同的用户，事实上，这些使用不同注册名的用户实际上是同一个用户。
(4)组标识号(GID)：这是当前用户的缺省工作组标识。具有相似属性的多个用户可以被分配到同一个组内，每个组都有自己的组名，且以自己的组标识号相区分。像UID一样，用户的组标识号也存放在passwd文件中。在现代的Unix/Linux中，每个用户可以同时属于多个组。除了在passwd文件中指定其归属的基本组之外，还在/etc/group文件中指明一个组所包含用户。
(5)用户名(user_name)：包含有关用户的一些信息，如用户的真实姓名、办公室地址、联系电话等。在Linux系统中，mail和finger等程序利用这些信息来标识系统的用户。
(6)用户主目录(home_directory)：该字段定义了个人用户的主目录，当用户登录后，他的Shell将把该目录作为用户的工作目录。在Unix/Linux系统中，超级用户root的工作目录为/root；而其它个人用户在/home目录下均有自己独立的工作环境，系统在该目录下为每个用户配置了自己的主目录。个人用户的文件都放置在各自的
主目录下。
(7)命令解释程序(Shell)：Shell是当用户登录系统时运行的程序名称，通常是一个Shell程序的全路径名，
如/bin/bash。
需要注意的是，系统管理员通常没有必要直接修改passwd文件，Linux提供一些账号管理工具帮助系统管理员来创建和维护用户账号。
