sharepoint工作流--如何使用三态工作流--转

MOSS 2007的一个很重要的功能就是提供了工作流，让我们可以结合工作流来实现各种需求，系统提供了几种默认的工作流供大家使用，“三态工作流”就是默认的一种。
现在通过一个模拟实验来看看怎么使用“三态工作流”：在行政部子网站下面创建一个“预订会议室”的列表，并启用三态工作流。

1.1激活三态工作流

默认情况下，三态工作流是没有激活的，要在MOSS中使用三态工作流，必须进行激活。
进入顶级网站的“网站设置”，点击“网站集管理”下面的“网站集功能”。



找到三态工作流，点击“激活”按钮。



1.2创建“预订会议室”列表

进入到“行政部”子网站，点击“网站操作”菜单中的“创建”。



点击“自定义列表”下的“自定义列表”。



输入列表名称“预订会议室”和相关的说明文字。



确认后即可创建列表。



上面创建的是一个简易的列表，我们需要增加一些栏来达到需求。在列表中添加栏有两种途径。

一种是进入“预订会议室”列表，点击“设置”菜单中的“创建栏”。



另一种是点击上图的“列表设置”，在设置页面，点击“创建栏”。



在“创建栏”页面，输入新建的栏名称：会议内容，类型选择为：多行文本。



下面的“其他栏配置”根据需要修改，这里保持默认设置。



重复前面添加栏的操作，添加一个新的栏，栏名为：预订状态，类型为：选项。



在“其他栏配置”的“分行键入每个选项”中，分别输入三个选项：申请预订、确认预订、完成预订。其他保持默认配置。

这个栏是列表中最重要的栏，三态工作流的启动必须有这个。



再创建一个新栏，名称为：会议开始时间，类型为：日期和时间。



“日期时间格式”选择“日期和时间”



根据上面再新建一个栏，名称为：会议结束时间。其他的设置和“会议开始时间”相同。

1.3创建个性化视图

为了方便查阅，我们需要在列表中创建一个新视图，通过设置，让每个人登录后只看到自己相关的项目。
在“预订会议室”列表中，单击“设置”菜单下的“创建视图”。



点击“标准视图“。



输入视图名称：预订会议室。勾选“将此预设为默认视图”。

“访问群体”保持默认设置。



在“栏”设置中，根据需要勾选希望显示的栏名，这里除了默认外，再勾选“创建者”。



在“排序”设置中，选择“会议开始时间”作为主要排序依据，“会议结束时间”作为次要排序依据。

在“筛选”设置中，选择“只有在以下条件为真时才显示项目”，在“栏”下面选择“创建者”“等于”“[本人]”。这样视图显示的就是登录者创建的相关项目。



1.4添加工作流

在“预订会议室”列表中，点击“设置”菜单下的“列表设置”。



点击“权限和管理”下面的“工作流设置”。



在设置页面中，选中“三态”工作流。输入工作流名称为：预订会议室。在“任务列表”和“历史任务列表”中都选择新建列表。在“启动选项”中选择“新建项目时启动此工作流”。点击“下一步”。



在“工作流状态”中，默认会选择“预订状态”字段，并选中3个相关的状态。



“指定启动工作流时要执行的操作”一项是设置工作流启动（就是处于“申请预订”状态）时系统进行的操作。按照下图进行填写，其结果是工作流启动的时候发一封邮件给用户“mossadmin”（这里假设该用户是安排会议室使用时间的人）。



“指定工作流更改为中间状态时要执行的操作” 一项是设置工作流第二阶段（就是处于“确认预订”状态）时系统进行的操作。按照下图进行填写，其结果是工作流发一封邮件给创建者，即申请人。



1.5使用工作流

现在我们来通过新建一个会议室的预订来检验一下工作流的使用。
在“预订会议室”列表，点击“新建”菜单下的“新建项目”。



根据下图填写相关资料，“预订状态”一项选择第一个阶段的“申请预订”。



确认新建项目后，根据上面第四小节中的设置，用户“mossadmin”会收到一封邮件，标题和内容是在添加工作流设置时候输入的相关信息。并附带一个申请的链接。



点击邮件中的链接，可以打开申请项目，这时候其“预订状态”为“申请预订”，如果同意其申请，可以点击“编辑项目”。



在编辑项目页面，将“预订状态”改变为“确认预订”，点击“确定”。



此时工作流进入第二个阶段，系统会根据我们的设置，发送一封邮件给项目的创建者，同样，标题和内容也是添加工作流时的相关设置信息。



此时，项目创建者可以通过点击邮件的链接进入查看。或者进入到“预订会议室”列表，也可以看到该项目的状态。点击标题也可以进入项目。



在项目编辑页面，点击“编辑项目”



将“预订状态”更改为“完成预订”



确认后可以在列表中看到项目的状态为“完成预订”。而最后栏显示的是“预订会议室”工作流的状态为“已完成”。



1.6视图的使用

我们在进入“预订会议室”列表后，可以在右边的视图中看到默认视图是“预订会议室”，这个是因为我们在前面第三节中创建了该视图，并把其设置为默认的视图。它显示的是当前用户为创建者的项目，如果项目不是你创建的，就会显示一个空白的列表。
想看其他人的项目，可以点击视图名称后面的小箭头，选择“所有项目”



进入到所有项目视图，就可以看到各个项目了。