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我的朋友

分类:

2010-06-02 15:22:52

2. 协同办公部 分

    

 2.1    我的通讯

    我的通讯是协同办公系统中内部即时通讯交流的窗口,提供内部发送短信,发送手机短信,发布新闻消息,发布公告通知,BBS论坛等功能,包括内部邮箱、手机短信、 公告通知、新闻、BBS等。

l【内部短信】管理个人内部短信,向其他用户发送短信,回复其他用户发送的短信,并有 内部短信提醒功能。

l【内部邮箱】管理个人内部邮件,向其他用户发送邮件,回复其他用户发送的邮件。

l【手机短信】手机短信里包括:收件箱、发件箱、我的发件箱等,管理和查看接收和发送 的短信,可以编辑短信发送,还 可以回复、转发、重发或取消发送。

l【通讯录】管理个人通讯录、公共通讯录和员工通讯录,以树型分组管理通讯录信息。

l【在线人员】显示在线人员,及其登录信息,可直接点在在线人员列表中发送内部短信, 内部邮件和手机短信。

 

 2.2    信息中心

l【公告发布】管理和发布单位内部的公告通知,可以在工作台上查看公告通知,查看公告通知时可以允许留言或不允许留 言。

l【新闻发布】管理和发布各类新闻消息,一般是单位内部的新闻信息,或单位行业动态。 可以在工作台首页显示新闻消 息。

lBBSBBS论坛是提供给用户交流与讨论窗口,提 供一个个性化的即时交流窗口。由一个人发起论题,多人无限次参与评论。

lRSS资讯】RSS资讯是了解外界信息的窗口,订阅的资 讯可以是国内外新闻、娱乐新闻、业界新闻等,还可以个性化订阅RSS资讯订阅和浏览非常简单,只须登记资讯地址便可轻松浏览。

·阅读资讯:阅读个人订阅的资讯和公共订阅的资讯,按资讯类别中的资讯站点阅读资 讯。

·订阅资讯:通过“新建订阅”,输入RSS地址,或选择“公共订阅地址”和通过 “自动搜索”功能,订阅资讯。

·公共RSS地址:有权限的人员管理公共RSS地址,也是分类管理,在类别上增加RSS资讯地 址,订阅公共的资讯是提供给所 有人阅读的。

 

2.3    公文管理

l公文办理:通过点击办理按钮在弹出的表单中办理公文审批,完成当前用户所要办理的 公文,同时可以查看所办理公文 的办理状况和办理详细情况。

l收文管理:对外来文件登记,到内部响应办理再到最后的外来文件归档,整个接收文件 工作流程的管理。

l发文管理:从发文拟稿子到内部对发文稿的审批,文件发出登记与下发或者撤消发文的 全过程管理。

 

2.4  协作管理

    登记的协作任务,并可以发起协作参与人员的共同讨论任务进展等情况,登记完成情况。

l【类别设置】定义协作的类别,登记协作时,将协作归到这些类别中,管理协作类别的启 用和禁用。

 

2.5  计划任务

计划任务主要是提醒,个人制定的计划,登 记的事务都可以设置提醒,您不用整天守着电脑,不用担心领导分配的工作任务因不及时查询而被疏 忽。计划任务功能就是您的电子秘书。功能有:我的计划任务、我的日常事务、我的工作日志等。

l【我的日程安排】对个人一天当中的工作任务进行计划安排,结合系统的智能提醒功能,使日 程安排有条理、有提醒、有效 率。

l【日程安排查询】个人的日程安排可以在此查询,有权限的也可以查询到别人的日程安排,如 领导查询下属的日程工作计 划,秘书查询领导的日程安排。

l【我的日常事务】管理个人日常须完成的工作事务,结合系统的智能提醒功能,定时提醒日常 须做的事务。使个人工作紧 凑,把精力集中在重点工作上。

l【我的工作日志】我的工作日志就是个人的记录本、写字版,可以随心随意地记录自己工作心 德、备忘、注意事项等。

l【工作日志查询】查询个人工作日志,有权限的还可以查询到别人的或同角色的工作日志,供 大家交流工作经验,注意事项 等。

l【我的工作周报】将自己的一周工作内容作为周报,汇报给上级有关领导查看,便与上级对下 属工作的指导和合理安排下属 下一步的工作。

 

2.6  会议管理

会议管理从会议室的预约,到会议时间安 排、与会人员短信提醒、会议纪要与参会缺席人员统计全面管理会议的整个过程。

l会议室管理:对单位内部所有会议室详细情况作登记备案管理,内容包括会议室硬件设 备,容纳人数,管理人员及其联系 方式等详细资料组织备案。

l会议室预约查询:主要用与会议安排前,会议室使用状态的查询,可以根据具体会议室名称和 时间区间来查询该时间区间内 会议室的使用情况,做出合理的会议安排。

l缺席情况统计:查询参加会议的应到人数和实到人数做出统计。

 

2.7  文档管理

文档管理是协同办公系统的知识库, 采用中央数据库,所有应用文档和数据文档集成在一个信息管理平台之上,以统一的用户界面提供给用户。提供完整及可自定义的文档目录,单位里的所有结构化和 非结构化的文档都将得到有序的管理,而无论其格式是公文表单还是扫描的文档。功能有:个人文档、共公文档、共享文档、文档搜索及网络硬盘。

l【个人文档】通过建立目录树和文件夹,将个人文 档放入文件夹中进行管理,也可将个人文档指定其它人员共享,别人共享给你的文档可以要共享文档中查阅或下载。

l【公共文档】在一个目录树中建立大家共用的文件夹,由文档管理员管理文件夹,大家都可以往文件 夹中存放文档,一般存放常用的办公文档、表格、公共资料等。

l【文档模板】由各个办事人员制定一些常用的办公 文档作为模板,存放在文档模板中,提供给其他办事人员使用,既省时又高效。

l【网络硬盘】网络硬盘与文档管理共同组成协同办 公系统的知识库,与文档管理不同的是网络硬盘是物理硬盘存储,其存储的文件数量和大小都不受限制,只要物理硬盘有足够大的空间。本地下载快速便捷,一般用 于存储工具软件、常用软件和大型文件,实现资源统一管理、资源共享。

·【文件查看】按硬盘类别目录树查看每一个类别中 所有硬盘里存放的文件夹和文件。可以直接打开或下载文件。可通过三种方式查看,并且可以根据文件夹和文件的名称搜 索文件。

·【硬盘管理】管理网络硬盘的类别,为硬盘分类, 在每一类上建立网络中硬盘名称和指定物理地址。

 

2.8  流程管理

流程管理最能体现单位业务办理的规 范与客观,通过申请单位定义的流程,控制流程的流转,使一件原来需要到处找人办理的事在轻松点击鼠标后完成。功能有:表单定义、流程定义、流程申请、流程 审批、流程控制等。

l【流程申请】流程申请指申请使用适用于自己的流 程,经审批后,流程会按流程图上的节点和流向,结合系统的智能提醒,督促每一个涉及到的人员办理和审批。

l【我的流程】显示当前用户所申请的流程信息,及 其办理情况,用户可在此查询自己申请过的流程。

l【流程审批】在流程设计中每一个节点都设置了审 批人,因此流程申请执行后,相关的人员会收到审批提醒,就在流程审批中填写办理意见和审批结果。

l【流程监控】流程监控是监视流程执行的情况,查 看审批结果,可以对流程调整重定位,灵活控制。对流程停留时间过长的节点进行催办(只适用与固定流程)。

l【流程定义】流程定义是流程管理中的核心,管理 流程信息,流程定义必须与表单相关联,与人员角色挂勾。在流程定义中设计流程图,设计节点类型、激活方式、审批人等,设计节点流向,流向的条件等。

l【表单定义】定义流程管理中使用到的表单,表单 必须与流程类别关联,设计已定义表单的布局,将类别中的字段插入表单中。

l 【流 程类别】设置和管理流程的类别,在表单定义中 需要与某个流程类别关联。设置类别中的字段,字段是在表单设计布局时用到。

l【流程查询】流程查询可以查看流程开始时间和结 束时间,以及流程的状态(办理中、完成、中断)。可以通过搜索条件查询系统中你参与过的流程,监控人员也可以查询自己监控的工作流。

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