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2018年(5)

我的朋友

分类: 信息化

2018-01-04 12:19:31

传统上,当我们在法律应用当中谈到文件时,我们指的是诉状,探索文件,表格和信件。今天,电子邮件开始在法律应用中发挥重要作用。电子邮件不仅是法律事务中各方之间最常见的沟通形式,而且每封电子邮件都应被视为文件。所以管理文件和电子邮件对于每一种案件类型的律师都很重要。

企业内容管理ECM已经演变为在企业范围内管理文档和内容的综合方法。加强企业内容管理的方法,以建立强大基础来支持知识发展和协作过程。知识内容管理可以帮助律师事务通过正式分类内容,使其转化为有价值的知识资产来创造更多的商业价值。

地理透明度使个人用户(如员工或业务合作伙伴)能够轻松创建和维护项目团队,而无需担心所在的地理位置不同。企业内容管理OceanXECM系统促进协作,基于团队的内容创建和决策。在任何设备上访问所有公司的文档。无纸化的企业内容管理系统让您有可在任何地方访问,查看和编辑文档。文件管理解决方案使您和您的团队能够随时随地工作,这是拥有无纸化律师事务所的另一大优势。

一个好的文件管理系统也应该是一个电子邮件管理系统。它应该包括保存电子邮件到你的案件文档管理的能力,允许你搜索电子邮件和附件,并提取相关数据,如发件人,收件人和时间等信息。

文档管理是文档和文件的存储,可帮助您使用文档。文件和电子邮件管理系统帮助律师事务所组织,注释,检索和共享文档,使律师能有效率并高效工作。

每个律师事务所应该有一个ECM管理系统的主要原因之一是:实践案件中心管理。如果相关案件信息,文件,电子邮件和其他数据分散在几个不同的系统中,不利于集中管理。

OceanXECM以法律案件为中心,文件和电子邮件管理系统,将案件和客户的所有内容 - 文件,电子邮件,案件信息,笔记集中在一个地方管理。

文件管理系统也将帮助您的律师事务所无纸化。无纸化将为您节省空间,更重要的是帮您避免时间浪费时间在搜索纸本文件。

1,存储与管理

2,保留知识资产

3,实现地理透明度,随时随地访问文档

4,电子邮件管理

5,所有案件文档集中于一处

6,无纸化

所有重要的文件和文件都以电子方式存储,保障您的文档安全。如果将文档于放于云端,您的数据将存储在一个高度安全的数据中心。

 

无纸化同时也可为您的客户带来方便,快速的、随时随地给客户发送文档,实现移动办公。

 

节省搜索时间 - 节省所有浪费时间寻找和检索纸本文件,释放你的员工的其他项目和计算工作。 

节省空间 - 实体存储成本高昂!您的所有文档都安全地存储在文档管理软件中,并且不再受到破坏,丢失或放错位置时,可避免代价高昂的错误发生。

有一个无纸化的律师事务所,绝对可节省公司的资金。

1. 以案件为中心设计对律师事务所来说:与客户和案件有关的所有文件,电子邮件和文件,集中在一个地方管理和检索。

2. 电子邮件管理能够保存电子邮件到您的案件档案,允许您搜索电子邮件和附件,并撷取数据,如发件人,收件人和时间等资料。

3. Microsoft Office集成。您将文档或电子邮件保存到文档管理系统时,不必将Word文档先保存在电脑。

Outlook集成,允许您拖放电子邮件到特定的案件档案。紧密的Office整合是有效的文档管理平台的关键。

4.版本控制。一个好的文档和电子邮件管理系统会在每次更改时保留每个文档版本的副本,因此您可以快速查看以前的版本。系统还应该保留包含谁做了每个变化,以及什么时候做的历史。

5.签入签出。任何文档管理系统的主要功能是签入/签出功能。如果您计划长时间处理文档并且不希望其他人修改文档,签出的文档将会被标记为“正在使用”。出/入文档还会创建一个文档的被修改、删除的记录跟踪。

6.扫描和传真集成。为了减少纸张使用,您应该能够直接将档案扫描到您的DMS,为您节省扫描,上传和分类扫描文档的额外步骤。理想情况下,您的DMS也可以作为您的传真收件箱,所以新的传真将直接存储在适当的文件夹中。

7.截止日期。每一种做法都必须处理某种形式的最后期限。一个好的,以法律案件为中心的文档和电子邮件管理系统将允许您分配截止日期于系统中任何文档去存储文档于任何位置,然后在单个报告或仪表板中同步查看文档特定截止日期的汇总。

8.注释和元数据。两个基本的DMS组件包含注释和元数据。元数据并非是存储在文档中的附加信息,而是有关文档的附加信息。这使您和您的团队于任何文档上创建私人,内部注释,评论和分类条目。

9.审计线索。谁最后更改了这个文件?他们更新了什么?他们什么时候做的?一个好的文档管理系统将会对系统中每个文档的每一个变化进行详细的审计记录。

10.快速索引和搜索。对许多律师事务所而言,文件和电子邮件管理系统最重要的要素是能够快速搜索(和查找)重要文件。一个好的DMS将索引每个文档和电子邮件,包括内容,并在几秒钟内找出搜索结果。

 

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